Как повысить эффективность и выжать из коллектива больше

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как повысить эффективность и выжать из коллектива больше». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Как построить карьеру успешного персонального ассистента и секретаря

3. Карьерный рост секретаря

4. Главное – формулировки

5. Секретарь суда: должностные обязанности, преимущества и недостатки профессии

6. Особенности профессии

7. Обязанности секретаря референта

8. Как обсудить с руководством добровольное понижение

9. Обязанности и функции корпоративного секретаря

Общайтесь четко, лаконично и дружелюбно со всеми, с кем пересекаетесь по работе. Эффективное взаимодействие откроет перед вами больше потенциальных возможностей для продвижения по службе. Убедитесь, что все, с кем вы взаимодействуете ежедневно, видят в вас умного, целеустремленного и трудолюбивого работника.

Как построить карьеру успешного персонального ассистента и секретаря

Даже если это не поможет вам продвинуться на существующей работе, вы легко получите рекомендацию для замещения вакансии в другой, более подходящей для вас компании.

Не переставайте учиться чему-то новому. Узнав больше о той сфере, в которой вы хотите сделать карьеру, например, о кадровых ресурсах, вам будет легче заполнять вакансии по мере их появления. Крайне важно, чтобы ваш работодатель знал, каковы ваши цели. Руководство, видя ваши старания, пойдет вам навстречу и поможет пройти обучение, необходимое для требуемой должности.

Спрос на медицинских секретарей, как известно, растет в среднем по отрасли, так как здравоохранение все еще остается развивающейся областью экономики. Именно поэтому с вакансиями проблем не возникает. Правда, заработные платы у таких работников оставляют желать лучшего. Медицинские секретари часто задаются целью получить специальное образование, чтобы в будущем работать медсестрами или врачами.

Медицинским секретарям, которые хотят продвинуться в области медицины, рекомендуется сосредоточиться на улучшении своих сильных сторон, а не на укреплении своих слабых качеств. Те медики, которые могут найти решение проблем, высоко ценятся. Следовательно, вместо того, чтобы доводить проблемы до сведения руководства, сначала найдите потенциальное решение и предложите его в нескольких вариантах.

Рекомендации по работе с новыми сотрудниками

Вероятно, на то место, которое вы получили, претендовали и другие сотрудники, но выбрали именно вас. И вас распирает чувство признательности к тем, от кого зависела ваша карьера: к непосредственному начальнику (который, вероятно, дал вам хорошую характеристику), к руководителю отдела кадров или другому лицу, которое заведует в вашей компании кадровыми вопросами (его мнение почти всегда принимается во внимание), и, конечно, к самому главному шефу, подписавшему приказ. Возможно, вы задумываетесь о том, как их отблагодарить, но не знаете, насколько это будет уместно.

Решая вопрос о благодарности, надо понимать, что от вас ожидают. Конечно, бывают исключительные случаи, когда вызывая вас накануне, кто-то из руководящего состава прямо пообещал вам это место за какую-либо ответную услугу. В этом случае придется заплатить по счетам. Но мы будем рассматривать ситуацию, когда назначение произошло по-честному, без всяких подозрительных схем. И когда никаких подарков от вас не требуют, инициатива исходит от вас.

В Россию на работу ходят не только дело делать, но и потусить. Во многих отделах царит дружеская атмосфера. Коллеги обсуждают не только рабочие моменты, но и личные проблемы. Делятся обидами на руководителей. Шутят над шефом. Обсуждают корпоративные порядки. Прикрывают друг друга, если кто-то опаздывает или отбегает в магазин. Ежечасно устраивают перекуры и чаепития.

Совсем недавно вы варились в этой же каше. Смеялись над шутками о привычках босса. Предлагали объявить кофе-паузу, как только видели, что автомобиль начальника исчезал со стоянки. Давали советы коллеге, как заставить мужа-тунеядца работать. Просили прикрыть вас, пока вы добежите до парикмахерской.

Получив повышение, некоторые люди стараются сохранить с бывшими коллегами дружеские отношения. Другие, напротив, начинают вести себя с ними высокомерно. Опыт показывает, что обе эти крайности приводят к плачевным результатам. В первом случае подчиненные садятся на шею, подразделение не выполняет задачи, вы не справляетесь с поручениями начальства, и вас снимают с должности. Во втором случае коллектив саботирует ваши поручения, начинает вставлять палки в колеса, и вы со свистом катапультируетесь из высокого кресла на свой прежний офисный стул, оказываясь в ненавидящем вас окружении. Как найти «золотую» серединку? Мы собрали наиболее распространенные ошибки, которые совершает новоиспеченный руководитель. Советуем ознакомиться с ним, чтобы не допускать этих серьезных промахов.

Нужно понимать что секретарь, это не просто обслуживающий персонал, готовящий кофе и отвечающий на телефонные звонки. Секретарь – это, прежде всего, одна из главных фигур в окружении руководителя, от надлежащего труда которой прямо зависит эффективность работы начальника и организации в целом.

По достоинству оценивая функционал данной должности, руководитель сможет максимально оптимизировать свою работу, высвобождая себя от множества рутинных операций и функций организационного характера.

Конечно, низкий уровень деловой квалификации и отсутствие уверенности в возможностях секретаря, не позволят поручить ему выполнение сложных задач, однако, это следствие несоответствия необходимым критериям подбора специалистов, о которых мы поговорим позже.

Наличие профессиональных навыков и умений. В их число должно входить знание иностранных языков, грамотность, умение стенографировать, знание делопроизводства (регистрация, составление и оформление документов, формирование и номенклатура дел и т.д.), основ архивного дела, правил эксплуатации оргтехники, офисных программ и даже основ психологии.

Опыт организационной деятельности. Помимо опыта секретарской работы, соискатель должен обладать навыками самоорганизации собственной работы, с учетом требований руководителя, особенностей деятельности компании и управленческого аппарата.

Чувство ответственности и способность к работе. Ответственность стоит наравне с профессиональными навыками секретаря, так как его работа должна характеризоваться высокой степенью надежности при выполнении поставленных руководителем задач. Секретарь должен быть готов брать ответственность за их выполнение на себя.

Самостоятельность и инициативность. В некоторых ситуациях, исходя из установок руководителя, секретарь должен уметь принимать самостоятельные решения, однако, не выходя за определенные пределы и не подменяя начальника.

Стрессоустойчивость. Выполнение поставленных начальником задач, общение с посетителями, ненормированный рабочий график, ответственность – все это здорово выматывает и снижает трудоспособность человека, поэтому готовность к стрессам и адекватная реакция на них – незаменимое для секретаря качество.

Тактичность. Умение вести себя с разными категориями людей, держать «язык за зубами» и хранить корпоративные секреты – одни из основных обязанностей секретаря, поэтому на нее так же нужно обращать внимание.

Не стоит сразу списывать со счетов специалистов без высшего образования. Безусловно, наличие диплома – один из показателей профессионализма, однако, далеко не всегда его гарантия. Практика показывает, что профессиональный секретарь может быть таковым и без высшего образования, особенно если он обладает всеми необходимыми руководителю качествами.

В погоне за наживой легко потерять голову и пуститься во все тяжкие. В этой части — о том, как удержать себя в руках, о частых ошибках и методах борьбы с ними.

Не нужно молчать о своих заслугах, ждать и терпеть — это может привести к преждевременному выгоранию. Заветы Воланда «Никогда и ничего не просите! Сами предложат и сами все дадут» не всегда работают в вопросах повышения. Не ждите, пока руководитель проявит инициативу — проявляйте ее сами.
Не шантажируйте уходом или оффером от другой компании. Во-первых, вряд ли это можно назвать здоровым и равноправным разговором между руководителем и подчиненным. А во-вторых, вы вряд ли сможете вернуть расположение руководителя, даже если он поддастся на шантаж.
Не сравнивайте себя с коллегами, особенно стараясь показаться на их фоне лучше. Ваши стремления и добрые отношения с коллегами не останутся незамеченными, поэтому уделите внимание рассказу о себе и достижениях.
Не реагируйте чересчур эмоционально на отказ, если такое случится, а попытайтесь разобраться, что вы можете сделать, чтобы в следующий раз достичь успеха.
Не просите повышения, пока вы сами не чувствуете своих профессиональных успехов.

Знаешь, есть такая фраза: «Если ты завтра будешь делать то же самое, что и сегодня, будешь иметь то же, что имеешь сегодня». Хочешь других результатов — делай что-то другое. А для этого — обучайся.

Смотри, как это работает. У каждой компании есть такое понятие, как вилка заработных плат. Люди на одинаковых должностях могут получать заработные платы, отличающиеся на 25–75%. То есть ты можешь получать $1 000, а твой коллега — $1 500, выполняя схожие функции (премии пока в расчёт не берём). Так происходит по многим причинам:

Ты приходил, когда все получали $1 000, а потом рынок вырос, и новых сотрудников уже набирали на $1 500.
Когда тебя брали на работу, твои знания и опыт оценили на $1 000, а у твоих коллег — на $1 500.
У вас в компании есть формальная или неформальная система оценки профессионализма сотрудников, по итогам которых пересматривается заработная плата (такая штука всё чаще начинает внедряться в крупных западных и отечественных компаниях).
Кто-то оценил уровень профессионализма твоего коллеги выше и инициировал повышение ЗП (твой босс, босс твоего босса, босс другого подразделения, директор по персоналу).

В общем, есть прямая зависимость между твоей «крутостью» как специалиста и твоей заработной платой. Соответственно, чем круче ты становишься, тем выше твоя цена.

Что делать: не нужно сразу записываться на всевозможные курсы, закупать библиотеку профессиональной литературы или поступать на мини-МBА (до полного МBА тебе ещё расти и расти). Для начала тебе нужно определить, какие профессиональные и личностные знания, умения, навыки и качества (давай для удобства называть их дальше компетенциями) действительно востребованы в твоей компании и за их «прокачку» готовы платить больше. Как только ты это поймёшь, всё, что от тебя будет требоваться, — искать способы прокачать эти компетенции и прокачивать их.

Как это сделать: здесь тебе нужны союзники. Поговори со своим боссом, с представителем HR-департамента, с рекрутерами агентств, коллегами на рынке, читай профильные для тебя журналы, ходи на конференции. Как только ты выявишь восемь наиболее востребованных для твоей должности компетенций, составь план их развития и развивай.

Очень важно не ошибиться в выборе средств воздействия на подчиненных. В противном случае это повлечет за собой следующие проблемы:

репутационные потери на фоне снижения конкурентоспособности и качества предлагаемого к продаже продукта;
отсутствие интереса со стороны опытных сотрудников и высококвалифицированных специалистов к развитию производства;
убытки;
риск банкротства.

С точки зрения менеджмента, низкая эффективность управления наемными работниками обусловлена следующими причинами:

Завышенные требования к сотрудникам. Поставленные руководителем задачи настолько трудоемки, что люди буквально работают на износ. Постепенно накапливающаяся усталость сказывается на производительности труда.
Ставка на универсальных сотрудников. Стремление заменить деятельность команды делегированием всех задач одному человеку. Пренебрежение возможностями работы в команде ведет к безынициативности и потере интереса к процессу производства остальных сотрудников.
Отсутствие взаимопонимания между руководством и работниками. Расхождение взглядов на производственные процессы. Непримиримость мнений.
Дистанцирование руководителя от рядовых сотрудников. Влияние руководителя на производственные процессы снижается.
Синдром отличника. Нежелание начальника развивать те области, в которых он не может проявить свои таланты.
Постоянная сменяемость персонала. Люди принимают решение об увольнении. Причина этого часто кроется не только в маленьком размере заработка, но и в неприемлемых условиях труда.

Карьерный рост секретаря

Карьерный рост секретаря является немаловажной составляющей карьеры секретаря. К сожалению, не только для секретаря, но и для любого специалиста офиса вопрос карьерного роста до самого последнего момента остается некоторой лотереей, в которой вы можете вытянуть выигрышный билетик, а можете и не вытянуть. Карьерный рост секретаря зависит от ряда факторов, в которых квалификация секретаря и его рост внутри позиции будут играть важную, но не всегда решающую роль. Смена руководства, смена корпоративной политики, экономический спад и другие факторы также влияют на карьерный рост секретаря.

Итак, что может помешать карьерному росту секретаря?

1. Экономическая ситуация.

К примеру, я работала в банке в качестве личного помощника советника правления, но после экономического кризиса 1998 года этой должности не стало, и соответственно, у меня больше не было начальника. Я продолжила работать в банке, но уже не не позиции помощника руководителя, а на позиции секретаря. Налицо карьерный рост секретаря, но только в обратную сторону.

2. Ваш возраст.

Еще один пример. Когда я работала секретарем уже в другой компании, освободилось вакантное место помощника президента компании. И несмотря на мой опыт работы помощником руководителя, президент предпочел искать внешнего кандидата. Почему? Потому, что данная должность предполагала не только административную работу, но и общение на довольно высоком уровне, и для этого требовались не только отличные профессиональные качества, но и определенная жизненная зрелость.

3. Ваш общий стаж работы в компании.

Если вы проработали в компании всего несколько месяцев и уже всячески стараетесь дать понять руководству, что вас интересует карьерный рост секретаря, то это, скорее, вызовет эффект, обратный ожидаемому.

4. Отсутствие вакантной должности.

Вы можете быть прекрасным секретарем, но если ваша компания очень маленькая и на всех более или менее подходящих должностях надежно окопались сотрудники, то перспективы карьерного роста невысоки.

5. Смена руководства и корпоративной политики.

Главное – формулировки

Понятно, что разные оклады по одинаковым должностям (профессиям) потенциально могут привести к спорам с работниками. Если же работодатель решится на них, то потребуется выполнить несколько условий, которые помогут свести риски к минимуму.

1. Проверка и коррекция системы оплаты труда. Хотя законом прямо не запрещено установление разных окладов, ТК РФ делает отсылку на систему оплаты труда у работодателя – именно в ней должны быть определены конкретные правила оплаты труда. Потому отслеживаем, есть ли, например, в Положении об оплате труда право установить разные оклады. Если нет, то можно внести изменения, в т.ч. с учетом мнения представительного органа работников при наличии такового (ч. 4 ст. 135 ТК РФ). Формулировка может быть такой, как показано в Примере 1.

Секретарь суда: должностные обязанности, преимущества и недостатки профессии

Профессия — секретарь суда Онлайн-интервью с секретарем судебного заседания по уголовным делам 1 инстанции Московского городского суда Ульяной Георгиевной Кудиновой Продолжаем серию интервью с профессионалами.

В этот раз мы узнали о профессиональных обязанностях секретаря суда, выяснили, чем отличается работа секретаря суда от работы секретаря судебного заседания, оценили, какие перспективы открываются молодым специалистам на этих должностях.

Об этом и многом другом нам рассказала , секретарь судебного заседания по уголовным делам 1 инстанции Московского городского суда. КонсультантПлюс: Судья не работает в одиночку, ему помогают сотрудники судебного аппарата.

Видео на тему: В Магадане определили лучшего судебного секретаря Должностные обязанности секретаря судебного заседания отдела обеспечения судопроизводства по гражданским делам: 1.

Должностные обязанности секретаря судебного заседания Что делает секретарь судебного заседания? Версия для печати Управление Алтайского края по обеспечению деятельности мировых судей Управление Алтайского края по обеспечению деятельности мировых судей объявляет конкурс на формирование кадрового резерва для замещения вакантных должностей секретаря судебного участка, секретаря судебного заседания судебных участков Барнаула и Алтайского края. Секретарь судебного заседания судебного участка.

Для работы секретарем не требуется диплом высшего учебного заведения – вполне достаточно специализированных курсов, где будущий секретарь обучается деловому общению и этикету, скорочтению, делопроизводству, практической психологии, стенографии и машинописи. Помимо этого, на курсах преподают основы работы в 1С, а также обучают пользоваться мини-АТС и оргтехникой. Без всех этих навыков секретарь не может считаться хорошим работником.
Для хорошего секретаря также очень важно обладать тонким восприятием психологии других людей и быть устойчивым к различным стрессам.

Поскольку секретарь является деловым лицом фирмы, он должен иметь приятную внешность, чувство стиля и хороший вкус. Без умения красиво одеваться, вести себя в обществе и грамотно говорить, секретарь не сможет создать у клиентов компании, в которой он работает, хорошее впечатление – следовательно, имидж компании будет не на высоте. Фактически, основной задачей хорошего секретаря является целесообразная и эффективная организация работы своего начальника и всего офиса.

Особенности профессии

Многие считают, что работа секретаря заключается в приготовлении кофе, подаче документов на подпись и ответах на звонки. Это заблуждение – в обязанности данной профессии входит контроль работы приемной, ведение деловых переписок, участие в различных офисных и внеофисных мероприятиях и общение с нервными клиентами. Кроме того, хороший секретарь часто выполняет функции офис-менеджера и даже психолога, который сумеет охладить обстановку в коллективе.

Часто секретарей-референтов называют серыми кардиналами, поскольку они способны незримо влиять на работу компании и решения начальника.

Чаще всего секретарями становятся женщины, поскольку в эмоциональном плане они более гибкие и выносливые. Кроме этого, они более чуткие – улавливание настроения начальника и коллектива очень помогает в работе. Если секретарь достаточно умен и профессионален, руководитель может обращаться к нему за советами и прислушиваться к ним. Именно секретарь может облегчить работу начальника, хорошо организовав его рабочее место и вовремя донести необходимую ему информацию. При этом у секретарей нет карьерного роста, поскольку хороший помощник руководителя ценится на вес золота. Однако в результате секретарь приобретает неоценимый опыт и знание деловых процессов, что в будущем может помочь ему начать карьеру в другой профессии.

Работаю я три месяца. Секретарём стала случайно, просто подвернулось хорошее место работы. Я всегда хотела работать с бумагой. По образованию я редактор, но пока сложно устроиться. Когда увидела вакансию секретаря, подумала: «Почему бы и нет?» И нисколько не пожалела. Это тоже своего рода творчество — всё систематизировать. С одной стороны, работа кажется довольно простой, если же в это углубиться, без секретаря невозможна работа всего штата.

Собеседование меня удивило. Меня сразу начали спрашивать, зачем я хочу устроиться. Говорили что-то вроде: «Вы сами себе противоречите, не понимаете, на что подписываетесь». Проверяли мою стрессоустойчивость. Думали, что проработаю недолго и уйду, когда подвернётся что-то более интересное. Но я показала, что настроена серьёзно. Для меня в приоритете стабильность работы и возможность роста в рамках компании.

Обязанности секретаря референта

Каждому работнику накануне трудоустройства необходимо тщательно изучить свои обязанности. К обязанностям референта относятся следующие:

планирование рабочего времени руководителя;
решение вопросов, связанных с приемом посетителей;
ведение делопроизводства (сортировка документов по важности и срочности исполнения, подготовка и оформление приказов и документов разных жанров, хранение, систематизация документации, подготовка ее к сдаче в архив и т.д.);
прием телефонных звонков, факсов и работа с корреспонденцией (ведение переговоров и деловой переписки, подготовка писем и их рассылка и др.);
подготовка к проведению деловых переговоров с партнерами (начиная от выбора места встречи и вплоть до предварительного обсуждения возникших вопросов);
подготовка отчетов и необходимых информационных материалов к предстоящим рабочим совещаниям, оповещение и сбор участников;
организация командировок (помимо сопровождения руководителя, бронирование билетов, гостиниц и т.п.);
обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров и других необходимых вещей, решение хозяйственных вопросов).

Как обсудить с руководством добровольное понижение

Сомневающимся в целесообразности своего поступка управленцам Сара Гофф-Дюпон рекомендует следующее: «Не позволяйте словосочетанию «понижение в должности» испугать вас. Когда вы самостоятельно решаетесь на такой шаг, в этом нет ничего постыдного. Если вы выбрали именно этот путь, то не обращайте внимание на уговоры коллег и друзей и идите к своей цели с высоко поднятой головой». Уход с позиции менеджера означает, что вы вряд ли вновь вернетесь к руководящей должности в этой компании. Поэтому перед беседой с начальством по поводу понижения задайте себе ряд вопросов:

я всегда испытывал на работе большой стресс или стал таким нервным после того, как занял высокую должность?
готов ли я отказаться от влияния и вновь стать человеком, который выполняет поручения начальства?
чувствую ли я приятное предвкушение от возвращения к своей прежней работе?
соотносятся ли мои карьерные цели с возвращением на прежнюю должность?

Обязанности и функции корпоративного секретаря

Для наших правовых реалий вопрос о том, кто такой корпоративный секретарь (КС), актуален, поскольку этот институт имеет западную традицию существования — в основном это США, страны ЕС. Это понятие наиболее полно раскрыто в англосаксонской правовой системе, где КС играет важную роль в корпоративном управлении компаниями, выполняя ряд функциональных обязанностей.

Корпоративный секретарь — это главный администратор компании, обеспечивающий осуществление консультативных, исполнительных функций на высшем уровне, статус КС во многом приближен к должности директора компании, хотя и находится ниже по своему иерархическому положению в штате фирмы.

Российское законодательство не дает трактовки правового положения КС, ограничиваясь только общими упоминаниями (например, в одобренном Правительством РФ Кодексе корпоративного управления). До 2002 года термин «корпоративный секретарь» вообще не упоминался в каких бы то ни было нормативно-правовых актах Российской Федерации, поэтому этот институт считают относительно новым и не до конца разработанным.

Секретарь (офис-менеджер, референт, делопроизводитель) — это специалист, занимающийся делопроизводством и помогающий организовать работу руководителя директора и «лицом фирмы». Это незаменимый сотрудник, который поддерживает порядок в документах, согласовывает и организует встречи, ведет деловую переписку.
Деятельность любой организации связана с большим документооборотом, без референта легко скатиться в хаос, вплоть до того, что работа будет парализована, важные договоры потеряются, предприятие понесет убытки. В обычных компаниях за порядок в бумагах отвечают один-два делопроизводителя. Но в крупных холдингах этой работой может заниматься целый отдел (секретариат). В любом случае обязанности секретариата будут похожи на должностные обязанности секретаря руководителя.