Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Дефектная ведомость на списание запчастей образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Актом подтверждается факт хозяйственной жизни компании. На основании акта на списание запчастей списывают с баланса запчасти, установленные в автомобиль во время ремонта. Такая бумага необходима, чтобы в случае претензий проверяющих органов доказать им, что средства израсходованы правомерно.
Новые запчасти автомобиля, которые приобретены в замену старым, первоначально ставятся на баланс предприятия и при замене изношенных списываются на ремонт авто.
Составляется соответствующий документ (акт списания), сопровождающий этот процесс. Обязательной формы нет, но составлять его обязывает Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», где во второй части статьи 9 содержится перечень, какие реквизиты должны быть указаны в документе обязательном порядке.
Форма акта, с помощью которого будут списываться автозапчасти, прикладывается к учетной политике организации.
Срок хранения – 5 лет. Бумага составляется в двух экземплярах, один из которого находится в местах хранения или эксплуатации, другой – в бухгалтерии.
Гражданский кодекс России, в ч.1 ст. 556 дает прямое указание на обязательность передачи недвижимого имущества по передаточному акту. Документ является неотъемлемой частью договора при покупке (продаже), и отдельно от него не имеет правовой силы. В ДКП прописаны намерения сторон о продаже и приобретении квартиры, тогда как в акте подтверждается факт завершения сделки. Срок его действия равен сроку действия договора купли продажи. Акт передачи квартиры с показаниями счетчиков завершает сделку и фиксирует:
- смену собственника объекта недвижимости;
- отсутствие взаимных претензий;
- показания учетных приборов расхода электроэнергии, газа, воды.
Порядок составления дефектной ведомости и ее образец
Поскольку в самом начале документа отводится место под утверждение ведомости начальником подразделения, где установлено оборудование с дефектной деталью, и директором организации, то это место остается пустым до последнего этапа формирования ведомости.
В первую очередь заполняется название документа и его внутренний номер. Так же в название отражается тип объекта подлежащего «дефектовке». В нашем случае это запасные части оборудования.
Затем заполняется основная табличная часть ,где указывается перечень обследуемого оборудования и списываемых запасных частей. Здесь желательно проставлять инвентарные номера технических средств. Эксперт технической службы дает свое заключение о том, в результате чего произошла поломка, а так же делает вывод о том, почему необходимо заменить и списать конкретную деталь.
После внесения всех данных в табличную часть необходимо заверить данный документ подписями всех членов комиссии. После чего документ передают для утверждения начальнику подразделения, а затем и директору производственной компании.
Просмотреть образец дефектной ведомости на списание запасных частей вы можете, скачав ее по этой ссылке – Образец дефектной ведомости на списание запчастей.
Процедура состоит из 8 этапов:
- Создается комиссия. В комиссию может войти и руководитель организации, если у него возникнет такое желание. О создании комиссии издается приказ. В нем приводится перечень лиц, из которых состоит комиссия, а также содержится указание на необходимость составления списка ценностей, подлежащих списанию.
- Комиссия исследует сами ценности, устанавливает причины списания: поломка, порча, естественная убыль, устанавливает виновных и дальнейшие действия в отношении списанных материальных ценностей.
- Комиссия исследует и анализирует документы, подтверждающие состояние и состав ценностей: отчеты о работе, перечни, отчеты по расходам, калькуляцию и т. д.
- Комиссия фиксирует объем, который нужно списать, утверждает перечень и подводит итоги по сумме, балансовой стоимости.
- Все эти данные отражаются в акте, подписываемом всеми членами комиссии.
- Акт передается на утверждение руководителю.
- Бухгалтерия делает необходимые проводки и отметки в бухгалтерских, финансовых и отчетных документах.
- Комиссия осуществляет контроль за уничтожением списанного имущества, если таковое необходимо.
Если установлено виновное лицо, оно также может быть привлечено к работе комиссии. В этом случае в акте делается отметка о порядке возмещения затрат организации.
Учет ценностей бухгалтерией осуществляется по фактической стоимости их приобретения, при этом косвенные налоги, оплаченные поставщику, в итоговой сумме не отражаются. Способ списания должен быть установлен в учетной политике (по себестоимости каждой единицы, по средним показателям себестоимости).
Утвержденный в локальных нормативных документах способ списания не может меняться в процессе списания. Иногда акт составляется в присутствии сторонних организаций, например при участии сотрудников санитарного или пожарного надзора.
Акт о списании, а также прочие документы, оформляемые при списании
Согласно Приказу № 52н при списании транспортных средств оформляется акт о списании (ф. 0504105). Такой акт составляется на каждый списываемый автомобиль.
К акту о списании в обязательном порядке прилагается копия инвентарной карточки списываемого объекта.
Ранее было указано, что при списании федерального имущества к акту дополнительно формируется пакет документов согласно перечню, утверждаемому федеральным органом исполнительной власти, в ведении которого находится автономное учреждение.
К примеру, согласно Приказу Минкультуры РФ от 03.10.2011 № 956 для принятия решения о списании федерального имущества, в том числе особо ценного движимого имущества, закрепленного за подведомственными Минкультуры учреждениями на праве оперативного управления, учреждения, помимо акта о списании, формируют следующие документы:
1) технико-экономическое обоснование необходимости и целесообразности списания объектов федерального имущества, подписанное руководителем учреждения (уполномоченным им лицом), подготавливаемое учреждением в произвольной форме;
2) копию заключения о техническом состоянии объекта федерального имущества, подтверждающего отсутствие возможности восстановления и дальнейшего использования;
3) заверенную в установленном порядке копию инвентарной карточки списываемого объекта;
4) фотографию объекта имущества, предлагаемого к списанию, позволяющую однозначно идентифицировать такой объект.
Кроме того, для списания автотранспортных средств дополнительно к указанным документам оформляются:
-
копия технического паспорта транспортного средства;
-
копия свидетельства о государственной регистрации транспортного средства;
-
заверенная в установленном порядке копия акта (протокола) о дорожно-транспортном происшествии в случае возникновения необходимости списания автотранспортного средства в результате аварии.
Помимо этого, дополнительно представляются:
а) при списании автомобиля, выбывшего вследствие аварии, стихийного бедствия и иных чрезвычайных ситуаций:
-
копия акта о повреждениях, причиненных автомобилю;
-
копия справки уполномоченных организаций, подтверждающей факт аварии, стихийного бедствия или иной чрезвычайной ситуации;
б) при списании автомобиля, выбывшего вследствие хищения, утраты или порчи:
-
копия постановления о возбуждении уголовного дела, копия постановления о прекращении уголовного дела или иные документы, подтверждающие принятие мер по защите интересов учреждения или возмещению причиненного ущерба (в случаях хищения или нанесения ущерба имуществу);
-
копии объяснительных записок руководителя и материально ответственных лиц учреждения о факте хищения, утраты или порчи имущества и т. п.;
-
копии документов, подтверждающие наказание виновных лиц (копия приказа учреждения о принятии мер в отношении виновных лиц (работников учреждения), допустивших повреждение объекта федерального имущества;
-
копия справки о возмещении ущерба виновными лицами.
В бухучете затраты на ремонт автомобиля отразите в том отчетном периоде, к которому они относятся. Они включаются в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 27 ПБУ 6/01, подп. 5, 7 ПБУ 10/99). Поэтому списывайте запчасти в момент их отпуска со склада (при составлении документов на отпуск запчастей) (п. 93 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).
Списание запчастей при ремонте автомобиля собственными силами отразите проводкой:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44. ) Кредит 10-5
– списаны запчасти на ремонт автомобиля.
Такой порядок предусмотрен пунктом 67 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.
Если ремонт производится подрядным способом, то в договоре может быть сказано, что запчасти для ремонта автомобиля заказчик передает подрядчику (ст. 704 ГК РФ). В этом случае право собственности на эти материалы к подрядчику не переходит. Поэтому в учете заказчика передачу материалов отразите проводкой:
Дебет 10-7 Кредит 10-5
– переданы подрядчику материалы для ремонта автомобиля.
По окончании работ подрядчик должен сдать заказчику отчет об израсходованных материалах (п. 1 ст. 713 ГК РФ). На основании полученного отчета материалы нужно списать на счета учета затрат. В зависимости от того, за каким подразделением организации закреплен отремонтированный автомобиль, сделайте проводку:
Дебет 20 (25, 26, 29, 44. ) Кредит 10-7
– списаны запчасти, израсходованные на ремонт автомобиля (на основании отчета подрядчика).
Если запчасти, списанные со склада, были израсходованы не полностью, они должны быть возвращены. Возврат оформите накладной (формы № М-11, № М-15). Об этом сказано в пункте 112 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.
В бухучете возврат неиспользованных запчастей оформите проводкой:
Дебет 10-5 Кредит 20 (23, 25, 26, 29, 44. ), 10-7
– оприходованы на склад неиспользованные запчасти при ремонте автомобиля собственными силами, при ремонте подрядным способом.
Стоимость запчастей, по которой они списываются на затраты, определите одним из способов их оценки, закрепленных в учетной политике организации (ФИФО, по стоимости каждой единицы запасов, по средней себестоимости). Такие правила установлены пунктом 73 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н. Подробнее об этом см. Как отразить в учете отпуск материалов в эксплуатацию (производство) .
Иногда после замены старые запчасти остаются пригодными для дальнейшего использования. К бухучету их можно принять на основании требования-накладной по форме № М-11 (п. 57 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 г. № 119н).
Ситуация: как отразить в бухучете поступление и списание запчастей, полученных после проведения ремонта автомобиля? Материалы пригодны для дальнейшего использования.
Учет запасных частей и агрегатов
Запасные части для автомобиля учитываются на субсчете 10-5 «Запасные части».
Если запчасти куплены у сторонней организации, то в бухгалтерском учете делаются записи:
Дебет 10-5 Кредит 60
Дебет 19-3 Кредит 60
— отражена сумма НДС по купленным запчастям.
Когда запасная часть или деталь, узел или агрегат передаются со склада для установки на автотранспортном средстве, в бухгалтерском учете делается запись:
Дебет 20, 23, 25, 26, 44… Кредит 10-5
— списана стоимость запчасти, узла, детали или агрегата, установленного вместо снятого узла при проведении ремонтных работ.
Затраты на замену изношенных частей автомобиля являются расходами на проведение текущего ремонта, которые включаются в себестоимость продукции, работ, услуг как затраты по поддержанию основных производственных фондов в рабочем состоянии. При этом нормирование этих расходов не предусмотрено.
Как составляется документ
При составлении акта надо придерживаться следующих правил:
- Составлять даже при незначительных дефектах.
- Все присутствующие названия (компании, имя владельца, наименование авто, названия и номера деталей) вписывать без сокращений.
- Документы, подтверждающие покупку или установку деталей должны прилагаться к акту.
- Акт дефектации составляется непосредственно перед ремонтом (списанием) или сразу после него.
- Акт составляется от руки, исправления не допустимы.
- Подписывает акт руководитель организации, ответственной за правильность его оформления, а согласовывает владелец авто или его уполномоченный.
Запчасти получены при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС
В бухгалтерском учете запасные части могут появиться на балансе не только в результате их покупки именно по назначению (для осуществления ремонта транспортного средства), но и в результате демонтажа. Например, после аварии выявляются пригодные для эксплуатации либо подлежащие сдачи в металлолом запасные части. Такие хозяйственные операции в бухгалтерском учете находят свое отражение по дебету счета 10, субсчета 10-5 (для запасных частей, пригодных к эксплуатации), 10-6 «Прочие материалы» (для запасных частей, которые не могут быть использованы как таковые в данной организации (металлолом, утильсырье)), и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы» (п. 79 Указаний по учету МПЗ, Инструкция по применению Плана счетов).
Пунктом 9 ПБУ 5/01 установлено, что фактическая себестоимость запасных частей, остающихся от выбытия транспортных средств, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету. Для целей ПБУ 5/01 под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов. Кстати, приходуются такие запчасти на дату списания транспортного средства. Для удобства большинство бухгалтеров в бухгалтерском учете используют ту же стоимость запчастей, что и в налоговом учете.
Пример 2. В результате выбытия ТС транспортной компанией оприходованы на баланс организации запасные части, пригодные для эксплуатации, по цене 3600 руб. (стоимость определена по заключению комиссии).
В бухгалтерском учете транспортной компании будет сделана следующая запись:
Объясняем, как составить акт
Для удобства взаимодействия с документом условно разделим его на четыре структурных элемента: реквизиты, данные о составе комиссии, предмет и автографы ответственных лиц. Следует уделить должное внимание каждому из них.
Первым делом обратим внимание на реквизиты. В шапке прописываем полное наименование предприятия со ссылкой на его организационно-правовую форму (ОАО, ПАО). Далее присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения согласно утвержденной номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления.
Ниже по документу ссылаемся на приказ руководителя, в соответствии с которым была инициирована процедура, перечисляем кадровый состав комиссии. Для каждого участника потребуется указать его ФИО и должность согласно штатному расписанию. Здесь же обозначаем ФИО и должность материально ответственного лица.
Следующим шагом члены комиссии перечисляют полный список списываемых запчастей. Этот блок выполняется в виде таблицы, состоящей из конкретных столбцов:
- наименование запчасти;
- количество;
- цена и стоимость;
- регистрационный номер ТС;
- ссылка на дефектный акт, в соответствии с которым было определено, что необходима замена деталей.
В налоговом учете стоимость запчастей относится к затратам на ремонт и включается в состав прочих расходов (п. 1 ст. 324, п. 1 ст. 260 НК РФ).
При методе начисления стоимость запчастей включите в состав расходов в том отчетном (налоговом) периоде, в котором автомобиль был отремонтирован (п. 5 ст. 272, п. 1 ст. 260 НК РФ). То есть когда был подписан документ, свидетельствующий о фактической замене запчасти (акт по форме № ОС-3, акт о замене запчасти). Именно в этот момент расходы признаются экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ).
При кассовом методе помимо документов, свидетельствующих о замене запчасти, нужно, чтобы израсходованные материалы были оплачены (п. 1 ст. 252, п. 3 ст. 273 НК РФ).
При использовании запчастей для ремонта автомобиля у организации может возникнуть обязанность начислить НДС (подп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ). Это произойдет, если одновременно выполнены два условия:
- стоимость переданных запчастей не уменьшает налогооблагаемую прибыль организации;
- имеет место фактическая передача запчастей структурным подразделениям организации (в т. ч. обслуживающим производствам и хозяйствам или обособленным подразделениям).
Такие разъяснения даны в письмах Минфина России от 16 июня 2005 г. № 03-04-11/132 и МНС России от 21 января 2003 г. № 03-1-08/204/26-В088.
Другими словами, НДС придется начислить, если организация передает запчасти для ремонта автомобиля, закрепленного за структурным подразделением, затраты по которому не включаются в расходы по налогу на прибыль. Например, если запчасти передаются в гараж дома отдыха, который числится на балансе организации. Если же запчасти применяются для ремонта автомобилей, используемых в производственной деятельности, НДС начислять не нужно. Подробнее об особенностях начисления НДС в подобных ситуациях см. Как рассчитать НДС при передаче товаров, работ, услуг для собственных нужд.
Списание МБП в 1С 8.3
К МБП относят активы, срок эксплуатации которых не более 1 года и стоимостью менее 40 000 руб., если УП по БУ предусмотрено, что такие активы отражаются в составе МПЗ. На текущий момент понятие «МБП» в законодательстве не используется, а такие активы учитываются на счете 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».
Подробнее Конструктор учетной политики
Рассмотрим, как списать МБП в 1С 8.3 Бухгалтерия на примере списания (передачи в эксплуатацию) хозяйственного инвентаря.
06 июня в подразделение Отдел продаж был передан хозяйственный инвентарь Офисный сканер Canon DR-C225W в количестве 1 шт. материально-ответственному лицу менеджеру Комарову В.С.
Передачу материалов на нужды организации, которые необходимо учитывать за балансом до их фактического списания, оформите документом Передача материалов в эксплуатацию в разделе Склад — Спецодежда и инвентарь — Передача материалов в эксплуатацию.
Как привести дефектную ведомость в более удобный вид: видео
Составить документ можно своими силами в программе Ms Excel. Это особенно удобный вариант для бухгалтеров, поскольку в данном случае нет необходимости самостоятельно подсчитывать нарастающий итог и прочие показатели. О том, как привести ведомость в более удобный для работы вид, можно увидеть здесь.
На многих производственных предприятиях постоянно происходят поломки: что-то выходит из строя, но подлежит починке, какие-то запчасти невозможно починить и требуется списать. При этом процесс списания всегда должен быть оформлен документально. В рамках данной статьи Вы узнаете все о таком документе, как дефектная ведомость на списание запасных частей оборудования. Так же Вы сможете скачать бланк документа и просмотреть образец его заполнения.
Запасные части получены в результате замены действующих запчастей на новые
Случаи, при которых происходит замена одних запчастей на аналогичные, могут быть разными: это и текущий (капитальный) ремонт ТС, и установка тюнинг-комплектующих для автомобиля. Иногда в процессе замены выявляются запасные части, пригодные для дальнейшей эксплуатации (либо те, что будут пригодны после осуществления ремонтных работ). Задача бухгалтера — грамотно их оприходовать. Как и в предыдущем примере, для отражения такой хозяйственной операции в бухгалтерском учете будет иметь место проводка по дебету счета 10, субсчет 10-5, кредиту счета 91, субсчет 91-1.
Отметим, что в соответствии с п. 12 ПБУ 5/01 фактическая себестоимость МПЗ, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению. О чем эта норма?
Формирование первоначальной стоимости МПЗ будет зависеть от того, пригодна ли запасная часть к дальнейшему использованию или требует обязательного ремонта. В первом случае бухгалтер примет ее в качестве материалов по рыночной стоимости (в сумме, утвержденной комиссией). Если же по прошествии времени транспортная компания примет решение о ремонте — затраты на его осуществление не увеличат уже сформированную первоначальную стоимость, а будут списываться на расходы текущего месяца.
Если же запасная часть отдана в автосервис для проведения ремонтных работ сразу же после снятия с автомобиля — себестоимость МПЗ формируется с учетом фактических затрат организации на их доставку и приведение в состояние, пригодное для использования (основание — п. п. 9, 11 ПБУ 5/01). Это подтвердил и Минфин в Письме от 10.09.2007 N 03-03-06/1/656. Иными словами, бухгалтер транспортной организации увеличит стоимость запасной части (которая учитывается на счете 10-5) на стоимость ремонтных работ.
Запчасти получены при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС
В бухгалтерском учете запасные части могут появиться на балансе не только в результате их покупки именно по назначению (для осуществления ремонта транспортного средства), но и в результате демонтажа. Например, после аварии выявляются пригодные для эксплуатации либо подлежащие сдачи в металлолом запасные части. Такие хозяйственные операции в бухгалтерском учете находят свое отражение по дебету счета 10, субсчета 10-5 (для запасных частей, пригодных к эксплуатации), 10-6 «Прочие материалы» (для запасных частей, которые не могут быть использованы как таковые в данной организации (металлолом, утильсырье)), и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы» (п. 79 Указаний по учету МПЗ, Инструкция по применению Плана счетов).