Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Восстанавливаем трудовую книжку при утере работодателем». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50). Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
Особенности заполнения дубликата ТК
Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).
А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.
В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.
На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.
JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.
На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки
В соответствии с правилами ведения трудовых книжек записи в дубликат трудовой книжки вносятся на основании надлежаще оформленных документов.
К таким документам могут относиться:
- письменные трудовые договоры;
- справки, выдаваемые работодателямис предыдущих мест работы;
- справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей;
- выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
- лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
- решение суда об установлении трудового стажа и т.п.
Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку
Трудовая книжка – это гарантия пенсии и дальнейшей карьеры, хранилище всего опыта и профессионального стажа человека. При устройстве на новую работу никто не поверит на слово, что раньше претендент занимал высокую должность и имеет опыт, и может продолжить развитие на следующем месте.
Если наниматель потерял трудовую книжку – это настоящая головная боль для сотрудников всех должностей и профессий. Конечно, всё поправимо, а вот побегать и попотеть придётся работодателю. Именно ему, даже если последний всеми способами пытается переложить эту задачу на сотрудника.
Что же делать, если работодатель потерял трудовую книгу?
Полная ответственность за сохранность трудовой книги лежит на работодателе, который, по закону должен хранить её в несгораемом сейфе, вести учёт трудовых в специальной книге. На руки выдают исключительно выписки из трудовой.
Это необходимо, если человек работает на конкретном месте более пяти дней. Если трудовая книга была утеряна, значит, хранили её неправильно в ненадёжном месте, или у руководства имеется злой умысел, чтобы не возвращать документ.
Конечно, возможен и форс-мажор в виде кражи сейфа.
За хранение и выдачу отвечает кто-то из организации, чаще всего из кадрового отдела или бухгалтерии. Согласно Инструкции о трудовых книгах, документ должен быть возвращен сотруднику, а его потеря – проблема именно нанимающей стороны.
Восстановление ТК работодателем, требуемые документы
Трудовая книжка может быть утеряна по нескольким причинам. Вот основные:
- ТК потерял работник.
- Документ потерял отдел кадров предприятия, где работает сотрудник.
- Утеря произошла в государственной организации, например, в Пенсионном фонде.
- Книжка пришла в негодность в результате неумелых действий какого-либо лица или при форс-мажоре.
Если документ теряется в результате стихийных бедствий, то восстановление в таком случае выполняется по упрощенной схеме.
Если человек работает в организации, то восстановление производит работодатель. Несмотря на то, что книжка хранится на предприятии, но работник имеет право взять ее во временное пользование для выполнения своих дел. Чаще всего именно в этот момент и происходит утеря. Работник должен сразу уведомить об этом руководство и написать заявление. Оно пишется на имя генерального директора с просьбой сделать дубликат.
Если это первое или единственное место работы, то процедура упрощается:
- Работник покупает бланк, при условии, что утеря произошла по его вине, и отдает его в отдел кадров.
- Кадровик заполняет бланк с личными данными и ставит в правом верхнем углу отметку о дубликате.
- В документ вносится информация, которая обычно записывается в книжках.
- Сюда же заполняется информация о награждениях и поощрениях, если они имели место и подтверждены необходимыми документами.
- Если человек продолжает работать на предприятии, то организация не ставит печать на трудовой книжке — сделать это можно только после увольнения.
Как восстановить трудовую книжку в МФЦ
Размышляя, как восстановить утерянные трудовые книжки, стоит попробовать воспользоваться услугами МФЦ. Благо, их перечень постоянно расширяется.
Можно сэкономить несколько часов на посещении центра, записавшись в очередь онлайн. Понадобится зайти на официальный сайт. Не авторизованным на портале пользователям, придётся зарегистрироваться.
При посещении, когда придёт очередь, потребуется заполнить выданный бланк заявления. Заявление, вместе с заранее подготовленными документами, передаётся специалисту МФЦ. Необходимо заранее запастись:
- паспортом;
- бланком, чтобы его заполнили как дубликат;
- имеющейся копией трудовой;
- сохранившимися копиями документации по прежним договорам;
- сведениями по назначениям и переводам;
- полученной в ПФР справкой, где указана продолжительность стажа.
Принявший заявление, с прилагающимися к нему документами, сотрудник сообщит, когда можно прийти за дубликатом. Для его получения МФЦ свяжется с госархивами.
Восстановление трудовой книжки через государственный архив
На вопрос, можно ли восстановить трудовые книжки посредством обращения к услугам российских архивных учреждений, утвердительный ответ даётся, если есть два условия:
- Запрашиваемая информация действительно передавалась туда на хранение организацией, где был занят работник.
- Госархив находится в пределах города (района), откуда поступил запрос.
При совпадении названных условий можно получить из госархива справку. В архивной справке укажут:
- где работал заявитель;
- с какой даты и по какую.
Стоимость запрашиваемой информации устанавливается с учётом таких обстоятельств:
- насколько широки рамки интересующего периода;
- в скольких организациях за это время был трудоустроен заявитель.
Запрос госархиву передаётся при посещении или заказным почтовым отправлением. Однако до этого понадобится созвониться с сотрудниками архивного учреждения, чтобы они дали необходимую консультацию.
Если спустя несколько дней книжка все-таки не находится, лучше сразу же приступить к оформлению ее дубликата.
Внимание! Согласно ст. 31 главы 3 Постановления «О трудовых книжках», наниматель обязан оформить его в течение 15-ти дней с момента поступления.
Возможно несколько вариантов развития событий:
- Ситуация, если сотрудник до этого момента нигде не трудился или работал неофициально, – самая простая. Кадровик оформляет дубликат на основании данных приказа приема на работу и других документов своей организации. Почитать, как грамотно внести все записи, можно в ст. 7 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» Постановления Минтруда. Не забудьте предоставить подтверждающие справки работнику, они ему очень пригодятся при оформлении пенсии.
- Если сотрудник ранее работал в различных компаниях – более сложная ситуация. Здесь важно не терять дружелюбных взаимоотношений с коллегой, ведь для того чтобы оформить дубликат, потребуются сведения со всех предшествующих мест его работы. Многие компании могут отказать выслать такие справки по почте, настаивая на том, чтобы работник к ним приехал лично или организация сделала официальный запрос в их компанию (оформление дубликата может сильно затянуться).
- Наиболее неприятный вариант, если старого предприятия уже не существует. Но ситуация не так и трагична, хотя восстановление трудовой займет намного больше времени, нежели в двух предыдущих случаях. При реорганизации или присоединении компании к другой все документы обязаны храниться в новой компании. Любая организация в процессе своей ликвидации обязана сдать все кадровые и бухгалтерские документы на хранение в государственный архив. Можно составить запрос в государственный архив по месту прошлого существования компании. Если ответа не последовало или бумаги не сохранились, можно обратиться в Пенсионный фонд с таким же запросом. Правда, этот вариант подходит, только если сотрудник работал на этом предприятии относительно недавно, так как учет застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования введен не так давно.
Как правильно составить заявление на восстановление
Составлением заявления на получение дубликата трудовой книжки занимается работник. Документ пишется на имя работодателя или непосредственно организации. Заявление должно включать не только просьбу выдать дубликат, но и основание для проведения такой процедуры.
Заявление составляется на имя работодателя. Шапка документа предполагает внесение сведений и о самом работнике, и о руководителе такового. Важно понимать, что обозначается только руководство, поскольку начальником выступает работодатель. Писать заявление на имя сотрудника отдела кадров нельзя.
Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.
Восстановительные мероприятия
Когда ответственность за пропажу формуляра возложена на его владельца, восстановлением данных занимается сотрудник. Вот алгоритм действий, если трудовая книжка утеряна работником:
- обращение к последнему работодателю для оформления дубликата трудовой. Для этого необходимо составить письменное заявление и зафиксировать дату его подачи;
- получив заявление работодатель заводит дубликат книжки. На подготовку дубликата работодателю отводится 15 дней. Отказать в удовлетворении такой просьбы руководитель предприятия не может;
- в восстановленный документ вносится запись об общем стаже работы без детализации по работодателям. Основанием для отражения данных одним работодателем являются приказы о приеме и увольнении с предыдущих мест работы человека, трудовые соглашения.
При условии подачи заявления об утере трудовой книжки с образцами документов, подтверждающих стаж и нематериальные трудовые награды, работник может рассчитывать, что будет зафиксирован не только накопленный стаж, но и заполнен раздел о поощрениях. В ситуации, когда обращаться не к кому (например, последний работодатель был ликвидирован), необходимо сформировать запрос в одну из государственных структур:
- ПФ РФ – на подготовку справки отведено 10 дней с момента регистрации заявления;
- Госархив – именно этой организацией при утере трудовой книжки выдается точная информация о стаже;
- суд (при получении отказа в предоставлении данных от других структур).
Трудовая утеряна по вине работодателя
К сожалению, трудовая может быть утеряна и по вине работодателя. На каждом предприятии должен быть человек, который отвечает за хранение этих документов. Поэтому если книжка будет утеряна, то виновен будет и этот работник, и сам работодатель.
Ситуация может сложиться по-разному! В зависимости от этого работник должен будет предпринять те или иные шаги:
- если работник уволился с прежнего места работы, а работодатель не отдаёт ему трудовую книжку, то это нарушение прав работника. Он может написать исковое заявление в суд, пожаловаться в инспекцию по труду или в прокуратуру. Законных оснований для того, чтобы не возвращать трудовую книжку, у работодателя нет;
- если начальство признаёт свою вину, а у работника нет претензий, то он может попросить оформить дубликат. Просьба выражается в виде письменного заявления.
Иногда бывает так, что работодатель не желает отдавать работнику его документ, мотивируя это различными причинами, например:
- не хочет отпускать ценного работника;
- желает заставить его работать ещё, пока он не завершить некий объём работы;
- хочет взыскать с него некие суммы, не предусмотренные законодательством;
- прочие причины.
Важно! Работодатель не имеет права задерживать трудовую книжку работника! Это нарушение его трудовых прав. Если работодатель делает вид, что никакого заявления об увольнении не было, и поэтому он не обязан выдавать трудовую, сотруднику нужно будет поступить следующим образом:
- написать заявление на увольнение в двух экземплярах, один из них отнести в отдел кадров и проверить, чтобы оно было должным образом зарегистрировано в качестве входящего документа. На втором экземпляре должен стоять номер входящего документа и дата регистрации;
- ровно через 2 недели работник считается уволенным. Следовательно, администрация обязана вернуть трудовую книжку;
- если этого не произошло, то нужно обращаться в комиссию по трудовым спорам, если такая работает на предприятии. Если такой нет, то этот шаг можно пропустить;
- если будет отказано в принятии заявления, или проблема не будет решена, то нужно обращаться в инспекцию по труду или сразу в суд;
- если на предприятии работает КТС, то к ним обязательно нужно обратиться. Если нет, то сразу в ФИТ. Это называется досудебный порядок урегулирования спора. Без его соблюдения суд документы не примет.
Как восстановить записи из утерянного документа
Если трудовая книжка утеряна, это не означает, что и вся пенсия также утеряна. Стаж можно подтвердить определёнными документами. Это:
- трудовые договоры;
- книжки колхозника;
- различные выписки и справки;
- ведомости о выплате зарплаты или расчётные листки.
Если предприятие, на котором ранее работал сотрудник, потерявший документ, ликвидировано, не стоит отчаиваться. Сведения обо всех работниках хранятся в архиве. Нужно понять, в какой именно архив обращаться. Если с момента увольнения прошло менее 15 лет, то в местную архивную организация. Если же более, то в архив по муниципальному образованию.
Если всё в порядке, и у работника хранятся копии трудовых договоров или другие документы, то с восстановлением записей проблем не будет. Ещё один вариант – восстановление сведений по копии трудовой книжки. Нередко бывает так, что сам работник или его начальство заранее делают копию документа. Она может понадобиться в различных ситуациях. Но это должна быть не просто копия, а правильно оформленная копия:
- копия снимается со всех необходимых листов книжки;
- на каждой странице должна быть запись «копия верна». Она может быть сделана от руки или поставлена штампом;
- под каждой записью «копия верна» должна стоять подпись ответственного работника, а также «живая» печать организации;
- если страниц несколько, то они нумеруются и сшиваются.
Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?
Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.
Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:
- Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.
- Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 (посл. ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…».
- Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 (посл. ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем есть важные предписания, как грамотно занести все сведения в дубликат.
Кто должен заниматься восстановлением трудовой?
Восстановление книжки — сложная процедура.
Как уже говорилось выше, восстановлением утерянного или же испорченного документа всегда занимается тот, кто это допустил. То есть, если работник залил документ кофе или чаем лично, то соответственно, он и занимается его восстановлением.
Если же порча или утрата произошла по вине кадрового работника, руководителя или другого сотрудника, то восстановлением книжки занимается компания-работодатель, в лице директора или же главного учредителя.
Кроме того, перед тем как начинать восстанавливать трудовую, следует внимательно подумать – где она могла потеряться. Зачастую бывает так, что после восстановления документа через некоторое время находится и пропажа.
Например, она была взята другим сотрудником без предупреждения, случайно попала к другим документам или же была у сотрудника, а он об этом забыл.
Процедура восстановления трудовой – достаточно сложный процесс, и прибегать к нему стоит только в том случае, если все другие меры по поиску или восстановлению документа не принесли результата.
Сложные ситуации при восстановлении трудовой книжки и способы их решения
При оформлении дубликата утерянной трудовой книжки возникают определенные сложности. Случается так, что организация, в которой ранее трудился человек, уже прекратила свое существование. Тогда ему следует подать заявление в Государственный архив. Если предприятие просто преобразовано, то нужно обращаться в отдел кадров правопреемника.
Некоторые факты Комиссия при предъявлении документов (копии), указывающих сведения о профессии, местах трудоустройства обозначает трудовой стаж. При их отсутствии составляется акт на основании показаний двух — трех свидетелей, осведомленных о карьере пострадавшего сотрудника.
Иногда работодатель отказывается восстанавливать утерянную им трудовую книжку либо намеренно затягивает этот процесс, тогда придется оформлять дубликат самостоятельно. В этом случае человек будет вправе истребовать с работодателя материальную компенсацию.
При необходимости самостоятельно восстанавливать трудовую книжку можно обратиться в ПФР, Госархив либо суд. Выбор инстанции зависит от конкретной ситуации.
Что необходимо знать?
Наступление ответственности за потерю книги наступает в следующих случаях:
- Работник был без оснований отстранён от должности, переведён на иную работу или попросту уволен;
- Наниматель отказывается от выполнения решения суда (а также других государственных органов) о возобновлении сотрудника в должности, который был сокращён на незаконных основаниях;
- Книжка была отдана работнику в ненужное время, в неё написана незаконная причина увольнения (то есть, работодатель осознанно врёт о настоящем мотиве);
- Нанимателем трудовая действительно была утеряна, даже без злого умысла, и теперь человек лишён шанса на получение рабочего места в другой организации.