Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ о выдаче подотчетных сумм». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.
Оформляем инструкцию для подотчетников
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 апреля 2016 г.
Н.А. Мацепуро, юрист Упомянутые в статье Указания ЦБ можно найти:
Бухгалтер, как никто, знает, что в первичных документах, подтверждающих расходы организации, должен быть полный порядок. Поэтому важно, чтобы подотчетные лица, купившие для организации какие-либо товары (работы, услуги), принесли в бухгалтерию правильно оформленную первичку. Для этого подотчетникам нужно объяснить, как проверить бумаги еще при их получении. Удобнее всего — снабдить таких сотрудников специальной инструкцией, в которой будут указаны не только требования к первичным документам, но и порядок получения денег в кассе или на карту, сроки отчета по ним и иная полезная для подотчетников информация. Такая инструкция — это локальный нормативный акт. Соответственно, нужно утвердить ее у руководителя и ознакомить с ней всех работников, которым выдают подотчетные суммы.
Приведем образец такой инструкции. Вам останется лишь адаптировать ее под себя.
Выдача подотчетных сумм
Выдавать деньги под отчет можно любым работникам и в любой валюте.
Подотчетными лицами могут быть даже работники-иностранцы, не являющиеся резидентами РФ. Выдача им денег под отчет не считается валютной операцией, при которой расчеты ведутся лишь через счет в уполномоченном банке. Ведь деньги не отчуждаются в пользу работника, а остаются в собственности работодателя.
Получить в бухгалтерии деньги под отчет работник может только на основании резолюции руководителя и только при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам№ 3210-У№ 3210-У). Между тем ответственности за выдачу новых подотчетных сумм в отсутствие отчета по старым нет№ 307-АД15-11670.
Деньги под отчет выдаются по заявлению работника. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо — сам руководитель организации (вместо заявления он может оформить распоряжение). Ведь выдачу денег под отчет в отсутствие такого заявления проверяющие могут посчитать нарушением порядка ведения кассовых операцийКоАП РФ.
Формы заявления работника и распоряжения руководителя на выдачу средств под отчет вы можете найти:
Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и способ выдачи денег (наличными из кассы или перечислением работнику на карту: корпоративную, зарплатную, обычную дебетовую№ 03-11-11/42288) устанавливает сама организация.
Поскольку личные банковские карты работников используются для подотчетных целей куда чаще корпоративных, то далее мы будем вести речь лишь о личных картах.
Если организация использует для подотчетных нужд корпоративную карту, то в инструкции для подотчетников или в ином внутреннем документе следует дополнительно оговорить все связанные с этим нюансы (например, о порядке передачи карты и ее возврата, об обязанности работника сохранять в тайне PIN-код, об отсутствии ограничения по расчетам свыше 100 тыс. руб. и т. п.). Также помните, что при использовании корпоративных карт деньги считаются выданными под отчет не в момент передачи карты, а в момент, когда работник снимет с нее деньги или расплатится ею.
Как снять наличность с расчётного счёта ООО
Сразу нужно отметить, что «снять наличность» в данном случае не обязательно понимать буквально. Конечно, можно получить в банке наличные деньги, но законом предусмотрен перевод средств на личную карту сотрудника даже в том случае, если ему нужно будет их тратить на нужды компании. Оплату картой подтверждают чеками или проведенными платежными поручениями с банковского счета.
Обратите внимание
Основная статья, определяющая ответственность за незаконное обналичивание денег – 199 УК РФ. За уклонение от уплаты налогов она предусматривает штраф 100-300 тысяч рублей, до двух лет принудительных работ, лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью до трех лет, лишение свободы до двух лет.
Вариантов, как обналичить расчетный счет ООО, немало, зависят они от цели получения денег. Целью обналичивания может быть:
- поощрение или поддержка сотрудников в сложной ситуации;
- расходы на нужды компании;
- получение собственниками доходов от бизнеса.
Учет подотчетных сумм в 1С: основные операции
Основанием для выдачи сотруднику суммы под отчет может быть приказ о командировке либо необходимость осуществить хозяйственные траты, в соответствие с распоряжением руководителя.
Если рассматривать процедуру пошагово, то:
- на первом этапе бухгалтер выдает сотруднику средства под отчет (наличными или через кассу);
- после совершения хозяйственного действия (например, покупки хозинвентаря, расчетов с поставщиком, окончания командировки) сотрудник подает в бухгалтерию авансовых отчет (предельный срок — 3-й день, следующий за днем совершения хозоперации);
- бухгалтер отражает расходы в учете;
- если сумма аванса превысила сумму фактических расходов, то сотрудник возвращает остаток суммы в кассу, если наоборот — бухгалтер выплачивает сотруднику сумму перерасхода.
Какую сумму наличных денег учреждение вправе выдать под отчет на хозяйственные нужды?
В соответствии со ст. 861 ГК РФ расчеты между юридическими лицами, а также расчеты, связанные с осуществлением гражданами предпринимательской деятельности, ведутся в безналичном порядке. Кроме того, данные расчеты могут производиться наличными деньгами, если иное не установлено законом. Напомним, что в настоящее время предельный размер расчетов определен Указанием Банка России от 20.06.2007 N 1843-У и составляет 100 000 руб. Предельный размер расчетов наличными деньгами установлен для расчетов в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельного размера расчетов наличными деньгами (Письмо Банка России от 02.07.2002 N 85-Т).
Таким образом, учреждение вправе выдать даже 100 000 руб. под отчет на приобретение товаров, работ, услуг при осуществлении расчетов в рамках одного договора. Разумеется, на практике такие суммы редко выдаются под отчет работникам учреждения на хозяйственные нужды, как правило, подобные расчеты осуществляются в безналичном порядке.
Обратите внимание! Несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами является административным правонарушением и влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., на учреждение — от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).
Как уже писалось выше работник должен отчитаться за получение под отчет средства не позже чем через три дня после того как завершится срок на который эти деньги выдавались. Для этого он должен предоставить главбуху и просто бухгалтеру отчет (а если их как раз нет на месте тогда руководителю) авансовый отчет с подтверждающими траты документами. С какой именно даты следует отчитывать данный срок зависит в первую очередь от того на какие именно цели были предоставлены подотчётные деньги.
- Если средства были предоставлены под отчет на хоз. нужды, тогда он обязан за них рассчитаться в течение трех суток с момента завершения срока, на который ему предоставлялись деньги.
- Если средства были предоставлены под отчет на командировочные траты, тогда он должен будет отчитаться в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.
Процесс проверки авансового отчета, а также его утверждение начальством, а кроме этого полный расчет по нему, производится в срок, установленный самим руководителем. Это означает, что вернуть данную сумму работник должен в срок, который определит и установит сам руководитель.
Что делать с комиссией за перевод?
Если по транзакции на возврат снималась комиссия за перевод, возмещать ее или нет и принимать в расходы или нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных расходов и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов.
Если локальными актами предприятия не предусмотрен способ возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, а также возмещение комиссии банка по такой транзакции, то возвращать работнику сумму, уплаченную банку за операцию, работодатель не обязан.
Так, в колдоговоре или в локальном акте организации могут быть установлены виды и размеры возмещаемых расходов на командировки, порядок их возмещения, порядок и способ (наличный и/или безналичный, в том числе через онлайн-банк) возвращения неиспользованного аванса, перечень документов, принимаемых в подтверждение расходов (в том числе в виде комиссии банка, взимаемой при возврате неизрасходованного аванса через онлайн-банк).
Возврат подотчетных сумм
В избранноеОтправить на почту Расчеты с подотчетными лицами проводки могут предусматривать самые разнообразные. Основные из них будут рассмотрены в этой статье.
Учет расчетов с подотчетными лицами — проводки Примеры с проводками по расчетам с подотчетными лицами Итоги Учет расчетов с подотчетными лицами — проводки Требования к оформлению кассовых операций, в том числе и к выдаче подотчетных сумм, установлены указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Но в подотчет деньги можно выдавать не только из кассы. Подотчетники — это лица, получившие денежные средства от предприятия или ИП на определенные хозяйственные (целевые) нужды и обязанные в установленный срок отчитаться по расходованию таких средств (или вернуть их остаток, если не все средства потрачены).
Как вернуть деньги из кассы организации на свой расчетный счет
(далее — Указание N 3210-У) уполномоченный представитель юридического лица сдает наличные деньги в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка (далее — организация, входящая в систему Банка России), для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.
О снятии денег с расчетного счета ООО рассказывается в видеоролике. Снимаем средства по закону Первое условие легального снятия средств с расчетного счета общества с ограниченной ответственностью (независимо от системы налогообложения) – это привязка планируемых расходов к реальной деятельности ООО.
Что учредителю можно делать с деньгами компании и чего никак нельзя
Нельзя выплачивать дивиденды, если чистые активы компании меньше уставного и резервного капитала. Последние два показателя есть в балансе. А чистые активы рассчитывают по специальной формуле. Грубо говоря, это все оборотные и внеоборотные средства компании за вычетом ее обязательств. Все эти показатели также есть в балансе.
Как рассчитывают материальную выгоду? Сначала берут 2/3 ставки рефинансирования Центробанка. Потом вычитают из этого показателя процент по займу, который в нашем случае равен нулю. Результат делят на 365 или 366 дней (в зависимости от того, какой год — високосный или нет), умножают на сумму займа и период, в течение которого учредитель пользовался деньгами. В итоге как раз и получается сумма матвыгоды, с которой бухгалтерия должна удержать НДФЛ. Причем не по стандартной ставке 13 процентов, а по повышенной — 35. Налог этот будет исчислен в тот день, когда учредитель вернет заем.
Возврат подотчетной суммы усн
Подскажите, пожалуйста, как правильно поступить если фирма временно не работает с 2013г ( когда заработает неизвестно), а у генерального директора остались неизрасходованные подотчетные деньги. Можно ли деньги сдать в кассу организации? Если можно, то сколько времени деньги могут храниться в кассе организации и не будет ли это нарушением кассовой дисциплины? Либо директор должен что-то приобрести на эти деньги (что наверное не совсем правильно- ведь организация пока не работает).
Это касается как организаций, которые применяют общую систему налогообложения (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273 НК РФ), так и тех, кто платит единый налог при упрощенке или ЕНВД (п. 2 ст. 346.17, п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Выданные под отчет суммы являются дебиторской задолженностью сотрудника до того момента, пока он не представит авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие произведенные расходы, и не внесет остаток неиспользованной суммы в кассу. Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета
> > > 23 сентября 2023 Подотчет на карту сотрудника с расчетного счета можно перечислять только после надлежащего оформления документации. О подробностях читайте далее. В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи подотчетных средств на карту сотрудника.
Известное бухгалтерам указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций ЮЛ и ИП» от 11.03.2014 № 3210-У регулирует выдачу подотчета только в наличной форме.
Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:
- письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.
- письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
- письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):
- оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
- оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;
- проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.
См.
также . Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций.
Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника. В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения: «Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.
Выплата зарплаты наличными в 2022 году – запрещена или нет
Безналичный расчет со всеми сотрудниками бюджетных учреждений, а также с лицами, состоящими на муниципальной или государственной службе, должен осуществляться исключительно путем использования национальной платежной системы. Подобный подход с июля 2022 года применяется в целях обеспечения сохранности персональных данных трудящихся и государственной безопасности. Но если сотрудник из вышеозначенной категории не имеет возможности получать средства безналичным путем, он может потребовать выплату зарплаты наличными. Например – при отсутствии в его населенном пункте мест выдачи средств банком без комиссии или же при наличии религиозных убеждений, препятствующих использованию расчетных карт и счетов. И отказать в удовлетворении таковой потребности ему нельзя.
Соответственно, в 2022 году запрещена выдача зарплаты наличными иностранцам без возможности обойти подобный запрет. Даже при наличии желания самого сотрудника получать средства через кассу предприятия, работодатель не может проигнорировать установленные законом ограничения.
Разбираемся с новыми правилами для подотчета
Чтобы понять, является ли счет 71 активным или пассивным, нужно разобраться в том, что показывают проводки, отражаемые на нем.
Счет 71 бухгалтерского учета — это синтетический счет, аналитика которого ведется по каждой подотчетной сумме. Он может иметь кредитовое и дебетовое сальдо как по аналитическим счетам, как и по счету в целом. Поэтому счет 71 в бухгалтерском учете относят к активно-пассивным счетам.
При этом по своей сути это активный счет. Ведь здесь показываются расчеты с работниками по суммам, полученным для оплаты нужд компании, а вовсе не расчеты по «скрытому кредитованию» организации ее сотрудниками в форме оплаты производственных и хозяйственных расходов.
При составлении бухгалтерской отчетности сальдо расчетов с подотчетными лицами на счете 71 показывается развернуто.Дебетовое сальдо 71 счета показывается в составе краткосрочной дебиторской задолженности по строке 1230, а кредитовое — в составе краткосрочной кредиторской задолженности, которая показывается в строке 1520.
Дебет счета 71 показывает выдачу под отчет работникам организации денежных средств в корреспонденции со счетами, отражающими учет денежных средств:
- Дт 71 Кт 50 — работнику выданы денежные средства на хознужды из кассы фирмы;
- Дт 71 Кт 51 (52) — сотруднику переведены деньги с расчетного или валютного счета фирмы на командировочные расходы,
Счет 71 в бухгалтерском учете — это отдельный бухсчет, предназначенный для отражения сумм, выданных подотчет работникам компании. Разберемся в особенностях его применения, обозначим проводки и правила их составления.
КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО
Получить доступ
Приказом Минфина РФ № 94н утверждено, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для отражения операций по выдаче и возврату подотчетных сумм.
Что такое подотчет? Это определенная сумма денежных средств организации, которая передается работнику на конкретные цели. Причем назначение расходов и срок подотчета строго ограничены.
По истечению отведенного времени подчиненный должен предоставить отчет о произведенных расходах.
Простыми словами, деньги выдаются авансом, но с условием, что работник предоставит отчет — в этом суть подотчета.
Например, секретарю компании выдали из кассы 100 рублей подотчет на покупку конверта и отправку письма. Когда подотчетный работник отправит письмо, на почте ему выдадут квитанцию или чек. Именно эти платежные документы секретарь приложит к отчету, чем подтвердит факт целевого израсходования средств.
На какие цели можно выдать подотчет:
- Аванс по командировочным расходам. Актуально, когда работника направляют в служебную поездку. В состав командировочных входит оплата проживания и проезда, суточные и иные траты в пути.
- Расходы на хозяйственные нужды компании. Деньги могут быть выданы на любые цели, начиная с покупки лампочки в подсобку, заканчивая строительными материалами для капитального ремонта.
- Расчеты с контрагентами. Например, выдача денег подотчет для оплаты услуг сторонних организаций. Операция используется все реже, так как безналичный расчет гораздо удобнее.
- Иные цели, закрепленные решением руководства компании. Директор вправе распорядиться выдать подотчет на любые цели. Например на покупку техники, исключительных прав, программных продуктов и прочего.
Займы и кредиты работникам нельзя отражать на счете 71. Для этого в бухгалтерском учете предназначен отдельный счет — 73. Некоторые компании, желая упростить учет и уклониться от налогов, оформляют краткосрочные кредиты работникам через 71 счет. Это нарушение.
Организация обязана самостоятельно разработать и утвердить порядок расчетов с подотчетными лицами. Например, обозначив единые положения в приложении к учетной политике. Лимиты и нормативы компания рассчитывает в индивидуальном порядке.
Ключевые требования к ведению расчетов с подотчетными лицами:
- Деньги можно выдать только работнику компании. То есть подотчетные лица (счет 71 используется только в этом случае) должны быть определены отдельным приказом руководителя.
- Средства могут передаваться наличными из кассы либо безналичным перечислением. Какой именно способ будет использоваться в расчетах с подотчетными лицами, закрепите в учетной политике.
- Максимальная сумма к выдаче в подотчет может быть закреплена отдельным приказом руководства.
- Лимиты по командировочным расходам в подотчет в части суточных рекомендовано утвердить отдельно.
- Срок предоставления отчета по подотчетным деньгам также закрепите в положении или в учетной политике.
- Все расчеты с подотчетными лицами (счет 71) должны быть подтверждены документально. Для этого к отчету прикладываются чеки, накладные, билеты, квитанции и прочая документация.
Деньги выдаются на основании письменного заявления работника либо по приказу начальства. Получатель обязан расписаться в расходном кассовом ордере, если средства выдаются наличными из кассы.
Совершая закупки или находясь в командировке, подотчетный сотрудник должен сохранять все квитанции и чеки, чтобы отчитаться за полученный аванс. По возвращении из поездки либо по окончании закупки подчиненный составляет авансовый отчет.
К отчету прикладываются подтверждающие документы. Срок составления отчета по подотчетным деньгам — 3 дня.
Пример возврата в кассу
Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии. Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.
Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту
Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета
Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер
Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными
Денежные средства внесены на расчетный счет
Как правильно вернуть подотчетные деньги на счет организации?
В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.
Как же это сделать на практике?
Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.
Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.