Документы для сотрудника при увольнении в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы для сотрудника при увольнении в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Вместо расчёта 4-ФСС и форм СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, СЗВ-ТД появится единая форма сведений, ЕФС-1. Несмотря на то что форма единая, для входящих в её состав данных предусмотрены разные сроки представления. Поэтому форму ЕФС-1 нужно будет сдавать по состоянию на определённую дату, заполняя в ней соответствующие разделы.

Как стало в 2023 году

С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:

• ЕФС-1;
• Персонифицированные сведения по физическим лицам;
• Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.

Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.

Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:

Сведения	Документы уволенному в 2022	Документы уволенному в 2023
Трудовая книжка	Трудовая книжка или СТД-Р	Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1
Информация о доходах в месяце увольнения	Расчетный листок	Расчетный листок
Информация для расчета БЛ	Справка 182Н
Информация о доходах и СЗВ-М	Выписка из СЗВ-М	Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка)
Информация о взносах	Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами	РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения)
Информация о стаже	Выписка из СЗВ-стаж	ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения)

С помощью данного расчета ФНС собирает сведения о выплатах работникам, а также о налоге на доходы физических лиц. Отчет сдают все юридические лица и ИП, которые производили выплаты физическим лицам в течение отчетного периода. Соответственно, если работников (а значит и выплат) нет, то форму сдавать не нужно.

Подают отчет ежеквартально. Если вы вовремя подали документ за 9 месяцев (до 31 октября), то останется отправить лишь годовой отчет (вместе с 2-НДФЛ) до 1 марта 2023 года.

Обратите внимание: с 2023 года сроки сдачи отчетности меняются. 6-НДФЛ нужно будет сдавать так:

• за I квартал – 25 апреля;
• за 6 месяцев – 25 июля;
• за 9 месяцев – 25 октября;
• за год – 25 февраля 2024 года.

Документ можно сдать:

• на бумаге – если у налогоплательщика не более 10 сотрудников, в этом случае отчет отдают при личном визите в ФНС, либо отправляют по почте заказным письмом с уведомлением о вручении;
• в электронном виде – через личный кабинет на сайте ФНС, либо через оператора ЭДО.

Распространенные ошибки при выдаче выписок

Работодатель может допустить общие ошибки организационного характера при предоставлении выписки по страховым взносам.

Неверная позиция работодателя	Пояснение
Работодатель требует составлять письменное обращение к работодателю для получения выписок по страховым взносам	Выдача документов при увольнении работника является обязанностью работодателя и не требует отдельного обращения. Если работник повторно запрашивает документы после увольнения в связи с их утратой, подача письменного заявления обязательна
Отказ работодателя от высылки выписок по страховым взносам по почте	Если работник не имеет возможности получить документы при увольнении лично он может обратиться к работодателю с просьбой об их высылке почтой. Пакет справок и иных форм отправляются заказным письмом с описью, объявленной ценностью и уведомлением о вручении

Код тарифа плательщика в РСВ

• 01 – для применяющих основной тариф;
• 06 – для компаний, работающих в сфере информационных технологий;
• 07 – по взносам экипажей судна, числящегося в международном реестре;
• 10 – НКО на УСН;
• 11 – благотворительные организации-«упрощенцы»;
• 13 – участники проекта «Сколково»;
• 14 – участники СЭЗ (свободной экономической зоны) Крыма и Севастополя;
• 15 – резиденты территорий опережающего соцэкономразвития;
• 16 – резиденты «свободного порта Владивосток»;
• 17 – резиденты ОЭЗ (особой экономической зоны) в Калининградской области;
• 18 – для компаний-производителей анимации;
• 19 – участники специального административного района в Калининградской области и Приморском крае, выплачивающие доходы экипажу судов, зарегистрированных в Российском открытом судовом реестре.
• 22 — страхователи, ведущие деятельность по проектированию и разработке изделий электронной компонентной базы и электронной (радиоэлектронной) продукции

В нашем примере предприятие использует общий режим:

Наименование тарифа	Код тарифа плательщика
Общий режим	01

1. Расчетный листок.

Этот документ выдается при проведении окончательного расчета с сотрудником. В нем указываются сведения о всех произведенных при этом начислениях и удержаниях (ст. 136 и 140 ТК РФ). Каждый работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает форму расчетного листа.

2. Трудовая книжка.

Если на увольняемого работника работодатель вел трудовую книжку на бумажном носителе, то ее положено выдать в последний день работы, даже если перед увольнением сотруднику предоставлялся отпуск (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, определение Конституционного суда РФ от 25.01.07 № 131-О-О, письмо Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1). О том, какие записи внести в трудовую книжку при увольнении работника, см. в статье « Заполнение трудовой книжки в 2021 году: правила и образец ».

Если же работник перешел на электронную трудовую книжку, то в последний день работы выдаются сведения по форме СТД-Р (ст. 84.1 ТК РФ; см. «Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику»). Оформить документ можно как на бумаге, так и в электронном виде, заверив файл усиленной квалифицированной электронной подписью. Обратите внимание, что выбор способа получения СТД-Р при увольнении — прерогатива сотрудника. А указать на свой выбор он должен в соответствующем заявлении (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Ответственность за невыдачу документов

Невыдача или несвоевременная выдача увольняемому сотруднику документов из обязательного списка грозит для организации штрафом в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Дополнительно могут наказать руководителя компании — штраф составит от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). А если такое нарушение будет совершено повторно в течение года, то штрафы увеличатся (для организации — до 70 000 руб., а для руководителя — до 20 000 руб.). При этом руководитель компании может быть дисквалифицирован на срок до 3 лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

За задержку выдачи трудовой книжки наступает также материальная ответственность по статье 234 ТК РФ. Компании придется оплатить бывшему сотруднику то время, в течение которого он не мог приступить к новой работе из-за отсутствия трудовой книжки (абз. 2 п. 62 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.04 № 2).

Выдавать ли копию раздела 3 расчета по страховым взносам работнику при увольнении

Актуальная в 2021 году форма РСВ вступила в действие с 1 января 2021 года. Значит, с этого времени нужно предоставлять копии раздела 3 расчета по страховым взносам своим сотрудникам. Обязанности работодателя по этому вопросу отражены в п. 4 ст. 11 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред. от 29.07.2018).

Данная процедура носит заявительный характер. Сотрудник может обратиться в бухгалтерию с просьбой предоставить сведения раздела 3. По сданным расчетам оформляем копии по этому работнику. Если расчет представляем в электронном виде, достаточно его распечатать.

Как быть при обращении в середине квартала? В этом случае оформляем индивидуальные сведения раздела 3 на дату обращения. Срок предоставления — 5 календарных дней с момента обращения.

Страховые взносы при увольнении работника в 2022

В приложении проивзодится расчёт взносов на ОПС. В подразделе 1.1 отразим сведения с начала года и за каждый из месяцев квартала. Строки заполним так:

• в строках 010 и 020 – в каждой графе «1» (один работник);
• в строке 030 – облагаемые взносами выплаты. В верхнем поле – с начала года, в трёх нижних – помесячно;
• в строке 050 – база, с которой считаются взносы;
• в строке 060 – суммы взносов на ОПС;
• в строке 061 – те же суммы.

Остальные строки оставим пустыми, так как у нас нет необлагаемых сумм, вычетов, а также доходов свыше предельной базы.

Подраздел 1.2 заполнятся таким же способом и содержит практически те же строки. С той лишь разницей, что отражаются в нём данные о взносах на ОМС. Ещё одно отличие в том, что в подразделе 1.2 нет строк о величинах свыше лимита базы, поскольку он для медицинских взносов не установлен.

Теперь внесём данные о взносах на социальное страхование по болезни и материнству. Они отражаются также суммарно с начала года и за каждый из трёх последних месяцев.

Внесём показатели в поля:

• 010 и 015 – количество работников («1»);
• 020 – суммы облагаемых выплат;
• 050 – база для расчёта взносов;
• 060 – суммы взносов;
• 080 – ещё раз те же суммы, поскольку никаких средств к возмещению из ФСС в нашем примере нет. Значит, уплатить нужно столько, сколько рассчитано.

Обратите внимание! Несмотря на повсеместное распространение прямых выплат из ФСС, работодатель по-прежнему платит пособие по погребению и производит некоторые другие выплаты, средства за которые затем возмещает фонд.

В разделе убраны строки 120-123, поскольку они предназначались для отражения сумм к возмещению из фонда.

В поле 001 укажем код «1», поскольку в течение последних трёх месяцев ООО производило выплаты физическим лицам. Иначе ставится код «2». В строку 010 впишем ОКТМО.

Следующие наборы строк заполняются одинакового для разных взносов. Нужно указать:

• код бюджетной классификации;
• итоговую сумму соответствующих взносов за квартал;
• суммы взносов за каждый месяц из последних трёх отдельно.

После этого расчёт по страховым взносам за 1 квартал 2022 года можно считать заполненным. Подписать его нужно на титульной странице и каждом листе раздела 1. Там же указывается дата. Остаётся убедиться в том, что все данные отражены верно, после чего расчёт можно направлять в ИФНС.

Эта форма содержит информацию о стаже сотрудника и страховых взносах. В общем случае она подается до 1 марта года, следующего за отчетным. Нет необходимости при увольнении сотрудника сведения подавать в ПФР сразу, информацию об уволенных допустимо подать вместе с работающими, важно уложиться в установленный срок.

Исключением является выход работника на пенсию. В такой ситуации отправить сведения в ПФР следует в срок 3 дня. А вот выдают документ на руки сотруднику всегда в день увольнения.

Когда и какие платить налоги и взносы при увольнении сотрудника

А значит, вам нужно будет подготовить выписки из формы СЗВ-М, в которых в разделе 4 будет фигурировать информация лишь о том работнике, для которого вы готовите копию СЗВ-М.

Ну а остальные данные будут такими же, как в поданном в ПФР отчете. Как правило, программы для подготовки отчетности в ПФР позволяют формировать СЗВ-М по одному сотруднику.

Копии персонифицированной отчетности выдаются работникам не по их просьбе. В Законе выделены три безусловных основания выдачи этих документов каждому работнику, , :

1. факт подачи сведений о работнике в ПФР в составе текущей отчетности;
2. оформление пенсии работником.
3. увольнение работника (прекращение договора ГПХ);

Давайте разберемся, как правильно выдавать копии персонифицированных сведений по каждому из этих оснований.

Работникам нужно передавать копии отчетов в срок, предусмотренный для представления отчета в ПФР.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, нужно направить ему уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или написать согласие на отправку ее по почте. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.

Распространенные ошибки при выдаче выписок

Работодатель может допустить общие ошибки организационного характера при предоставлении выписки по страховым взносам.

Неверная позиция работодателя	Пояснение
Работодатель требует составлять письменное обращение к работодателю для получения выписок по страховым взносам	Выдача документов при увольнении работника является обязанностью работодателя и не требует отдельного обращения. Если работник повторно запрашивает документы после увольнения в связи с их утратой, подача письменного заявления обязательна
Отказ работодателя от высылки выписок по страховым взносам по почте

Требования к справке о зарплате

Любая справка с места работы при увольнении заверяется в порядке, установленном в организации, при наличии печати — печатью работодателя. Это необходимо во избежание споров и разбирательств в суде. Существует утвержденная Приказом Минтруда № 182н форма, содержащая информацию о зарплате за последние два года.

Данный документ заполняется на компьютере или в рукописной форме. Заполняя текст от руки, нужно использовать чернила черного или синего цвета. Буквы прописываются без возможности двойного толкования прочтения написанного. Исправления недопустимы. Вся нужная информация берется из документов бухгалтерии или официальных отчетов. Если информация, изложенная в официальной бумаге, будет недостоверной, учреждение будет оштрафовано.

Документ понадобится, чтобы установить человеку пособие и гарантированные меры социальной поддержки (выплаты по больничному листу, беременности и родам, по уходу за малышами до полутора лет).

Если работодатель не перечислил НДФЛ

Организация переводит зарплату своим работникам на банковские карточки. Значит, отчислить НДФЛ нужно не позже следующего дня. Сейчас за страховые отчисления отвечает налоговая инспекция по месту нахождения организации, именно туда нужно делать перечисление за сотрудника.

Согласно налоговому кодексу налог должен поступить в бюджет в день выплаты (на следующий) зарплаты на предприятии, независимо, выдаются заработанные средства через кассу или переводятся работающему на банковскую карту. Возникает вопрос: как платить НДФЛ при увольнении, ведь рассчитаться с работающим необходимо в дату увольнения, до какого числа уплачивается НДФЛ?

Выплата НДФЛ при увольнении сотрудника осуществляется не далее дня, следующего за днем выплаты расчётных (п. 6 ст. 226 НК РФ). Если день является нерабочим, то срок уплаты НДФЛ сдвигается на первый рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Компенсации, связанные с прекращением трудовых отношений, предусмотренные трудовым, коллективным договором, не подлежат налогообложению, если не превышают трехкратной величины среднемесячного заработка, для работающих на Крайнем Севере — шестикратной (статья 217 НК РФ). Компенсации, превышающие шестикратную величину, удерживаются в обычном порядке.

Если организация работает по общему (основному) налоговому режиму, то данные расходы нужно учитывать в налоговом учете на день начисления.

Следовательно, НДФЛ должен быть перечислен в день передачи денежных средств сотруднику или на следующий день после выплаты, но не позднее.

Расставание с работником требует особых действий со стороны бухгалтера. Ведь нужно окончательно рассчитаться с уходящим сотрудником в его последний рабочий день.

Порядок и сроки уплаты страховых взносов при увольнении сотрудника. Когда платить отчисления на травматизм?

Обратите внимание на тот момент, что компенсация за неиспользованный (основной и дополнительный) отпуск в расчете не принимается.

С выплатой зарплаты в случае увольнения теперь все понятно. А как же производится оплата НДФЛ при увольнении в 2021 году в день, который не совпадает с зарплатным?

Закона № 212-ФЗ от 24.07.2009 г. Но в данном случае речь идет о суммарной компенсации, состоящей из таких групп доходов:

• выходное пособие;
• средний месячный заработок на период трудоустройства;
• платежи, полагающиеся руководителю, заму и главному бухгалтеру предприятия.

Как и в ситуации с основными расчетами по зарплате, денежная компенсация отпуска облагается страховыми взносами в общем порядке, на основании действующих тарифов. Пример 2. Трудовой договор между АО «Конкорд» и Коршуновым Д.Л.

О том, какие сроки уплаты страховых взносов установлены в 2018 году, читайте в статье. Все сроки мы собрали в удобную таблицу.

Если сотрудник изъявил желание уйти из организации и написал соответствующее заявление на имя руководителя, то все положенные суммы должны быть выплачены ему в день увольнения.

Чтобы не нарушить законодательство и перечислить НДФЛ в бюджет вовремя, нужно руководствоваться сроками, показанными в таблице:

Порядок выдачи зарплаты	В какой день перечислять НДФЛ
На банковскую пластиковую карточку сотрудника (по зарплатному проекту)	Тогда же, когда будет переведена зарплата на карту либо на следующий день
На руки наличными деньгами, предварительно снятыми с банковского счета организации	Тогда же, когда происходит снятие средств со счета либо на следующий день
На руки из кассы или из полученной за день выручки	В момент совершения выплат либо на следующий день

Это важно знать: Может ли многодетная мать уволиться без отработки
Письмо Минфина поясняет, что установленные сроки перечисления в казну налога относятся не только к самой заработной плате, но и ко всем остальным деньгам, положенным работнику.

Получается, что вместе с налогом с зарплаты должен быть отчислен НДФЛ и с пособий, компенсации за неизрасходованный отпуск. Если такие выплаты производят одновременно, налог с них в бюджет нужно переводить тоже вместе.

Как определить «Код выполняемой функции» в отчёте

Напомним, что согласно нововведениям, начавшим свое действие в 2021-ом, пункт «Код выполняемой функции» в отчёте СЗВ-ТД должен быть прописан в обязательном порядке. Этот пункт нельзя пропускать даже если предприятие (или конкретная должность) не применяет профессиональных стандартов. Код, соответствующий должности или обязанностям работника (если нет профстандартов) можно найти в Общероссийском классификаторе занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08).

Код представляет собой пять цифр и формируется по определенным правилам:

• четыре цифры слева направо отражают наименование группы занятий в классификаторе.
• вторая часть кода представляет собой контрольное число, расположенное в колонке справа от кода наименования группы занятий.

Найти код можно несколькими способами:

• Способ №1. (актуален для должностей, профстандарт которых утверждён после 1 января 2016 года).

В первом разделе ОКЗ «Общие сведения» можно найти таблицу «Группа занятий», в которой есть код для конкретных должностей. Будьте внимательны, поскольку действующий ОКЗ стал актуальным только с 1 июня 2015 года. До этого существовал другой классификатор, утверждённый в 1993 году. Коды в двух документах не совпадают, поэтому мы советуем обращать внимание, на какой из двух документов стоит ссылка в профстандарте.

• Способ №2. (подходит для должностей без утверждённого профстандарта).

В классификаторе, помимо конкретных должностей, как в способе №1, приведены коды для занятий без утверждённого профстандарта, но с описанием трудовых функций. То есть, через поиск можно найти конкретную задачу, которой занимается работник, и присвоить его должности конкретный код.

• Способ №3. Можно воспользоваться специальными сервисами, которые быстро помогут найти нужный код.

Сроки сдачи СЗВ-ТД в 2022 году определяются основанием, послужившим поводом для составления формы. Существуют две даты, которые ограничивают сроки сдачи СЗВ-ТД, они определены исходя из того, какое кадровое изменение стало причиной подачи формы:

• приём или увольнение. Сообщать о данных изменениях в ПФР необходимо не позднее следующего дня после оформления документов с сотрудником. Днём оформления считается дата утверждёния приказа о приёме или увольнении.
• Иные кадровые изменения ограничиваются 15 числом месяца следующего за тем, когда произошло событие.

На крайние сроки сдачи СЗВ-ТД распространяются стандартные правила «выходного дня». Это значит, что если установленный «крайний» день сдачи отчётности выпал на нерабочий, он переносится на следующий рабочий день.

Чтобы избежать путаницы и для удобства, мы составили таблицу крайних сроков сдачи СЗВ-ТД в 2022 году:

Основание	Период	Крайний срок	Ответственное лицо
СЗВ-ТД при приёме нового сотрудника	день, в который утверждён соответствующий приказ	не позднее рабочего дня идущего за датой утверждёния приказа	Компания, нанявшая на работу сотрудника
СЗВ-ТД при увольнении в 2022 году	Компания, расторгнувшая договор с сотрудником
СЗВ-ТД при других кадровых изменениях	Декабрь (2021)	до 17 января 2022 г.	Работодатель, осуществляющий кадровые мероприятия (повышение квалификации, перевод и другие)
Январь (2022)	до 15 февраля 2022 г.
Февраль	до 15 марта 2022 г.
Март	до 15 апреля 2022 г.
Апрель	до 16 мая 2022 г.
Май	до 15 июня 2022 г.
Июнь	до 15 июля 2022 г.
Июль	до 15 августа 2022 г.
Август	до 15 сентября 2022 г.
Сентябрь	до 17 октября 2022 г.
Октябрь	до 15 ноября 2022 г.
Ноябрь	до 15 декабря 2022 г.
Декабрь	до 16 января 2023 2023 г.

Как работодателям заполнить отчёт СЗВ-СТАЖ за 2021 год и в какие сроки подать

Прекращение отношений с совместителем сопровождается сдачей отчетов как по основному месту работы. При внутреннем совместительстве на сотрудника подают всю отчетность, несмотря на продолжение работы по основному месту. Имейте в виду, за какой период выдавать СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника в 2021 году при совмещении: за период с первого дня приема по совместительству до даты прекращения совмещения.

Новая обязанность работодателя с 01.01.2022 — представление в ФСС сведений о застрахованных лицах в следующих случаях (п. 13 ст. 13 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании…» от 29.12.2006 № 255-ФЗ в ред. Федерального закона «О внесении изменений…» от 30.04.2021 № 126-ФЗ):

• при трудоустройстве работника;
• в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности работника, если какие-либо ранее представленные сведения о нем изменились.

В связи с новыми обязанностями работодателя на работников также возложили дополнительную обязанность: они должны в обязательном порядке своевременно извещать работодателя об изменении указанных сведений (п. 14 ст. 13 Федерального закона № 255-ФЗ).

Законом определено, что форму сведений о застрахованном лице, с помощью которой работодатель с 2022 года будет выполнять новую информационную обязанность, утверждает ФСС (п. 13 ст. 13 Федерального закона № 255-ФЗ). Фонд такую форму уже утвердил.

Форма «Сведения о застрахованном лице» утверждена Приказом ФСС от 04.02.2021 № 26 (Приложение № 2). Перечень сведений в ней размещен по семи разделам:

• Фамилия, Имя, Отчество работника, дата рождения, СНИЛС, ИНН.

Сведения о застрахованных лицах, полученные работодателем от своих работников, передаются им в территориальный орган ФСС по месту своей регистрации в срок не позднее 3 рабочих дней со дня получения от работников (п. 15 ст. 13 Федерального закона № 255-ФЗ).

Справка о зарплате по форме 2-НДФЛ

Справка о заработке согласно форме 2-НДФЛ требуется для того, чтобы сотрудник предоставил ее следующему нанимателю, который именно с использованием данных оттуда будет определять величину возможных пособий:

• по нетрудоспособности в случае болезни;
• по беременности и родам;
• в декрете по уходу за малышом.

Требуется привести:

• информацию о данном юридическом лице;
• сведения о самом сотруднике;
• размеры выплат получателю справки, на которые за этот и за два предшествующих года начислялись социальные взносы;
• число календарных дней, которые не учитываются при калькуляции пособия (пропущенные вследствие болезни, беременности, ухода за сыном или дочерью).

Похожие записи:

• Детские пособия — 2022: какие выплаты существуют
• Срок подачи декларации по налогу на прибыль за 3 квартал 2022
• Снижение размера удержаний по исполнительному листу в суде или с приставами