Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок и особенности списания дебиторской задолженности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Другое основание для списания дебиторской задолженности — невозможность взыскать долг в порядке исполнительного производства. В этом случае Служба судебных приставов выносит акт о завершении взыскания долга в связи с невозможностью его осуществления и возвращает исполнительный лист кредитору. На основании соответствующего акта и исполнительного листа фирма-кредитор вправе списать дебиторку.
Формирование резерва по сомнительной задолженности в бухгалтерском учете
В силу п. 11 ФСБУ «Доходы» сумма признанной сомнительной задолженности корректируется с формированием резерва по сомнительной задолженности.
Согласно разъяснениям, приведенным в письмах Минфина РФ от 18.10.2019 № 02-07-10/80328, от 14.06.2019 № 02-07-10/43339, 26.04.2019 № 02-07-10/31169, информация о суммах сомнительного долга отражается (в пределах сформированного резерва по сомнительной задолженности) на забалансовом счете 04. Дополнительной регламентации порядка формирования и использования резерва по сомнительной задолженности (уменьшения финансового результата на сумму сомнительных долгов и (или) отражения показателя задолженности, отнесенной к сомнительной задолженности) на уровне законодательного акта не требуется.
Какие долги считаются безнадежными
К безнадежной дебиторской задолженности, согласно п. 2 статьи 266 Налогового Кодекса РФ относятся следующие денежные суммы:
- прекращение обязательств из-за ликвидации предприятия или на основании акта государственного органа;
- вышли сроки исковой давности (согласно статье 196 ГК РФ он равен 3-м годам, но в некоторых случаях он может быть продлен);
- должник – физическое лицо, прошедшее процедуру банкротства, что освобождает его от обязательств перед кредитором;
- приостановление исполнительного производства судебными приставами вследствие невозможности взыскания: отсутствия имущества, денежных средств или невозможность получения данных о должнике.
Что такое срок исковой давности
Срок исковой давности — это время, за которое кредитор взыскивает долг с дебитора в принудительном порядке. В соответствии со статьёй 196 Гражданского кодекса РФ, общий срок данного взыскания составляет три года.
Начало срока определяется моментом нарушения дебитором своих обязательств. Если установка момента нарушения не представляется возможным, срок начинается с момента предъявления требований кредитора.
Течение срока исковой давности может приостанавливаться на шесть месяцев. Это происходит по следующим причинам:
- непреодолимая сила препятствует предъявлению иска;
- ответчик или истец находятся в составе Вооружённых Сил РФ, которые переведены на военное положение;
- правительство установило отсрочку на данный срок исковой давности ;
- регулирующие законы конкретных отношений приостановили действие или утратили силу.
Перерыв срока исковой давности происходит в тот момент, когда должник возвращает часть суммы долга. После этого время срока обнуляется и считается заново.
Срок исковой давности восстанавливается в судебном порядке. В таком случае причины пропуска должны быть уважительны и связаны с личностью истца:
- тяжёлая болезнь;
- беспомощное состояние;
- неграмотность и т.п.
Списание с забаланса дебиторской задолженности
Решение о списании уже по прошествии времени задолженности с забаланса должна принимать комиссия. Задолженность должна быть признана безнадежной. Подготовьте основания к этому, а именно:
1.подтверждающие документы по факту смерти кредитора или его полной ликвидации
2.срок, по которому можно было возобновить процесс взыскания истек
3.так же можно избавиться от забалансовой дебиторки, если должник внес денежные средства иным способом, но для этого необходимо восстановить долг по балансовому счету
Важно!В случае, если у вас есть полное подтверждение факта того, что должник с большей вероятностью не появится и вы направляли во все возможные инстанции запросы по его поиску и получили официальные ответы, только тогда можно списать задолженность.
Ответы на распространенные вопросы
1.Вопрос №1:
Что подразумевает понятие дебиторской задолженности?
Ответ:
Дебиторская задолженность, как правило, может возникнуть на любом предприятии, где происходит продажа каких – либо товаров или услуг, когда контрагент приобретает предоставленный товар, а оплату обещает произвести позже, предусматривая сроки в договоре поставки. Однако на деле может происходить иначе. Покупатель затарился вашим продуктом, а оплатить обещал, но не сдержал по каким-то причинам обещание. Причины могут быть разные, от ликвидации и признания банкротом, до обманных путей. Поэтому во избежание попадания в руки к нечестным клиентам, проверяйте их данные на сайте проверки контрагентов, где хотя бы видно, стоит с ним связываться или нет.
2.Вопрос №2:
Какие долги могут быть признаны безнадежными?
Ответ:
Безнадежным долг может быть признан, когда покупатель стал банкротом и у него в собственности не зарегистрировано никакого имущества и на счетах нет денежных средств для расчета с контрагентами. А также по истечению срока давности по делу, он составляет от трех до десяти лет. В случае, когда судебные приставы не смогли разыскать должника, в данных случаях задолженность можно списать как безнадежную на забалансовый счет, но это не говорит о том, что она нигде не учитывается, пять лет она должна там висеть и погаситься в случае, если вдруг у контрагента появится возможность в оплате.
3.Вопрос №3:
На какие виды можно разделить дебиторскую задолженность на предприятии?
Ответ:
Дебиторскую задолженность можно разделить на несколько видов:
- по срокам – краткосрочные, которые возвращаются в течении одного года, и долгосрочные, срок возврата больше года;
- по виду задолженности — нормальная дебиторка, та которая возвращается раньше оговоренного срока по договору и просроченная задолженность, тогда просрочен срок оплаты, то есть покупатель получил товар или услугу, но не оплатил в срок, который оговорен в договоре.
Порядок списания кредиторской задолженности прошлых лет
«Просроченная» КЗ списывается отдельно по каждому существующему обязательству. При этом основанием для проведения списания кредиторской задолженности является ее инвентаризация, а также внутренний документ, обосновывающий причины списания (п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета).
По общему правилу, инвентаризацию компании обязаны проводить ежегодно, чтобы составить годовую бухгалтерскую отчетность, отвечающую критерию достоверности. Вместе с тем руководитель вправе установить дополнительные основания для ее проведения, а также указать, что именно будет подлежать проверке (какие активы и обязательства). Просроченная кредиторская задолженность (порядок ее списания будет представлен ниже) как раз является таким основанием.
Поэтому в качестве первоочередного мероприятия на пути к списанию КЗ необходимо провести инвентаризацию, причем лучше не по всем обязательствам, а только по некоторым из них (к примеру, по расчетам с отдельными кредиторами).
По результатам формируется акт инвентаризации расчетов с кредиторами (форма № ИНВ-17), который содержит информацию о размерах совокупной, а не только «просроченной» КЗ. В акте по каждому кредитору указывается, в частности, его наименование, бухгалтерские счета, на которых учитывается та или иная КЗ в текущее время, информация о сверке (об отсутствии сверки, о наличии разночтений) взаиморасчетов с кредитором, а также объемы «просроченной» КЗ. Акт составляется инвентаризационной комиссией в 2 экземплярах и должен быть подписан членами комиссии.
Для списания кредиторской задолженности, срок давности для которой истек, кроме акта инвентаризации необходимо также письменное обоснование ее наличия. Таким обоснованием будет являться бухгалтерская справка о списании кредиторской задолженности (образец ее представлен ниже), составленная в разрезе синтетических счетов учета на основании данных бухгалтерских регистров, а также прочих подтверждающих задолженность документов (к примеру, акт сверки расчетов с кредитором). Из справки должно явно следовать, когда и по каким причинам образовалась конкретная КЗ, каков ее размер, а также в ней должны быть указаны реквизиты кредитора.
На каких забалансовых счетах учитываются ТМЦ?
К товарно-материальным ценностям (ТМЦ) относятся материальные запасы, готовая продукция, товары (п. 3.15 Методуказаний по инвентаризации, утв. приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).
Забалансовые счета предназначены для соблюдения требования имущественной обособленности (п. 5 ПБУ 1/08, утв. приказом Минфина от 06.10.2008 № 106н).
ВАЖНО! Вести забалансовый учет — обязанность юрлица (закон «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 5 ПБУ 1/08) в целях соблюдения требования о достоверности отчетности. Предприниматель не обязан вести бухучет, но может это делать по собственной инициативе — в таком случае и забалансовые операции тоже следует отражать правильно.
На забалансовых счетах учитываются ТМЦ в следующих случаях:
- Принятие на ответхранение — для этого предназначен сч. 002 «ТМЦ, принятые на ответственное хранение» Плана счетов (утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).
- Принятие материалов других фирм для переработки — учет этих операций ведется на сч. 003 «Материалы, принятые в переработку».
- Комиссионеры учитывают товары для перепродажи на сч. 004 «Товары, принятые на комиссию».
Рассмотрим подробнее процедуру списания материалов с этих забалансовых счетов.
Списание материалов на забалансовый счет
Организация может учитывать за балансом не только чужие материальные ценности, но и собственные. Примером может служить малоценное имущество, хозпринадлежности и инвентарь, которые используются более 1 года, стоимостью ниже лимита принятия объекта к бухучету в качестве ОС (данный лимит организация устанавливает самостоятельно в учетной политике, но он не может быть больше 40 000 руб. в соответствии с п. 5 ПБУ 6/01).
Такие материалы списываются в расходы единовременно. Но из-за длительного срока использования необходимо организовать контроль над их сохранностью. Можно завести для этого ведомость учета хозпринадлежностей и инвентаря в эксплуатации, а можно вести забалансовый учет. В Плане счетов, утв. приказом № 94н, нет специального счета для этих целей, так что организация может разработать забалансовый счет самостоятельно и утвердить выбранный порядок списания малоценных материалов в учетной политике.
Как списать дебиторскую задолженность
Итак, по каждому из просроченных долгов следует обосновать необходимость списания с приведением таких доводов, как:
- подтверждающие наличие задолженности документы — договоры, счета-фактуры, платежные поручения, акты взаимных сверок, справки-расчеты, претензии и требования погашения долга в письменном виде;
- подтверждающие невозможность взыскания долга документы – выписка из ЕГРЮЛ, фиксирующая момент ликвидации и т.п.
Затем издается приказ о списании дебиторской задолженности. Он оформляется по определенным правилам:
- базируется на основаниях, допускаемых законодательством;
- обеспечен достоверным документальным сопровождением;
- создан на основе проведенной и грамотно оформленной инвентаризации.
Списание просроченной дебиторской задолженности: проводки
Пакет документов и изданный на их основании приказ являются документальным подтверждением для следующих бухгалтерских записей:
|
Проводка |
Д/т |
К/т |
Основание |
|
Отражение списания ДЗ за счет созданного резерва по сомнительным долгам |
|||
|
Списание ДЗ по распоряжению руководителя |
63 |
62 |
Акт сверки, бухгалтерская справка-расчет |
|
Фиксация суммы списанного долга за балансом для последующего контроля |
007 |
||
|
Списание ДЗ, если компанией не формировался резерв по сомнительной задолженности |
|||
|
Списание ДЗ |
91/2 |
62 |
Акт сверки, бухгалтерская справка-расчет |
|
Отражение ДЗ на забалансовом счете |
007 |
Какие есть эффективные способы возврата ДЗ до момента ее списания
Работа с просроченными долгами должна вестись очень кропотливо и активно для того, чтобы не допустить момента ее списания.
В процессе такой работы придерживаются основных принципов:
- поддержание связи с контрагентом;
- рациональные меры воздействия на контрагента.
Среди наиболее популярных методов работы с просрочкой по ДЗ можно выделить:
- начальные меры: переписка, письма с претензиями, звонки, встречи;
- подача в суд жалобы;
- исполнительный лист от ФССП.
Для предотвращения подобных ситуаций на момент заключения договора нужно:
- исследовать тщательно партнера;
- заручиться залогом или каким-то обеспечением от контрагента;
- получить консультацию с юристами;
- осуществить страхование.
Что делать с просроченной ДЗ
Такая задолженность для компании означает, прежде всего:
- все усилия компанией были предприняты, чтобы эту задолженность вернуть;
- вероятность, что покупатель одумается и вернет суммы, минимальна либо вообще отсутствует;
- срок, в течение которого долг числится в учете компании, уже истек.
Списание такой ДЗ – процедура особая, которая требует:
- тщательного формирования пакета документов для обоснования сумм и причин;
- формирования транзакций в бухучете;
- включения сумм в налоговые расходы.
Нельзя просто списать долг и забыть о нем. Необходимо еще выполнить ряд действий:
- списанную сумму перекинуть на счет 007;
- 5 лет после списания следить за контрагентом, вдруг у него все наладится;
- а после прошествии пяти лет уже окончательно забыть о суммах.
Часто задаваемые вопросы, связанные со списанием дебиторской задолженности
Особого внимания требует списание безнадежных дебиторских задолженностей, включаемых в состав расходов, которые учитываются при налогообложении. Бухгалтеры нередко сомневаются в безнадежности того или иного долга и в том, корректно ли с юридической точки зрения отнести его к расходам. Вот наиболее популярные вопросы на тему списания дебиторской задолженности:
1. Допустимо ли списание просроченной дебиторской задолженности ее включением в расходы, если дебитор находится в состоянии банкротства?
Минфин РФ придерживается следующей точки зрения: пока производство в отношении должника не закончено, а компания входит в реестр юридических лиц, это недопустимо. Сроки исковой давности неважны. Начать списание дебиторской задолженности кредитор может только тогда, когда должник признан банкротом по суду и исключен из ЕГРЮЛ (см. письма Минфина от 04.03.2013 № 03-03-06/1/6313, от 23.09.2013 № 03-03-06/2/39363, от 04.03.2013 № 03-03-06/1/6313).
2. Можно ли включать в расходы при списании безнадежную дебиторскую задолженность, которую не пытались истребовать у дебитора?
Обратимся к разъяснениям Минфина и судебной практике. Это может быть сделано вне зависимости от принимаемых мер по взысканию дебиторской задолженности (см. Постановление ФАС Московского округа от 14.09.2012 по делу № А40-85915/11-91-367, письма Минфина РФ от 21.02.2008 № 03-03-06/1/124 и от 25.11.2008 № 03-03-06/2/158).
3. Учитывают ли в расходах сумму дебиторской задолженности при исключении контрагента из ЕГРЮЛ распоряжением налогового органа (если не было движения средств на его счете и не подавалась никакая отчетность в течение года) и признании его недействительным?
До 1 сентября 2014 г. действовала следующая норма: такие дебиторские задолженности не относятся к расходам и не подлежат списанию, так как исключение предприятия из ЕГРЮЛ не означает его ликвидации – эта причина отсутствует в п. 2 ст. 266 НК РФ (см. письма Минфина от 27.02.2013 № 03-03-06/1/5556, от 07.07.2008 № 03-03-06/1/309, от 11.12.2012 № 03-03-06/1/649). Однако в 2014 г. принцип изменился, и теперь такие дебиторки можно учесть в расходах, поскольку при выбывании нефункционирующего юридического лица из ЕГРЮЛ оно считается ликвидированным. Это отражено в Законе № 99-ФЗ от 05.05.2014 г. и в дополнениях к ст. 64.2 ГК РФ.
4. Когда можно произвести списание дебиторской задолженности на внереализационные расходы, если обе стороны выполнили сверку расчетов и имеется соответствующий акт со стороны должника?
Подписанный акт сверки – причина приостановить срок подачи иска. Списание дебиторской задолженности можно будет сделать только через три года с момента подписания последнего из актов сверки, согласно Письму ФНС России от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955.
5. Правомерно ли отнесение к расходам и списание безнадежной дебиторской задолженности при наличии встречной кредиторской задолженности тому же контрагенту?
В этом вопросе нет единства мнений между Минфином и судами. Тема оценки безнадежности или сомнительности дебиторских задолженностей подробно рассматривается в отдельной статье.
Списание дебиторской задолженности на забалансовый счет
Но это не всё: списанная безнадежная дебиторка должна еще 5 лет с момента списания учитываться за балансом. Для этого предназначен сч. 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Организация обязана в течение 5 лет отслеживать возможность все-таки получить долг от дебитора (п. 77 положения № 34н). Списание дебиторки за баланс отражается по дебету сч. 007. Если прошло 5 лет, а деньги так и не удалось получить, дебиторка окончательно списывается проводкой по кредиту сч. 007.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Мы рассматриваем нюансы учета и списания дебиторки у юрлиц. Предприниматели не обязаны вести бухучет на основании норм ст. 6 закона «О бухучете» от 06.12.2021 № 402-ФЗ, но они могут по собственному желанию отражать дебиторку по правилам бухучета.
Списание дебиторской задолженности забалансовые счета
Отчетность: налоговая, бухгалтерская
Прежде всего перед составлением годового отчета следует провести инвентаризацию имущества фирмы. В результате может быть обнаружена недостача или излишек основных средств, финансовых вложений и других активов. Итоги инвентаризации необходимо учесть при составлении годового баланса (подробнее о процедуре инвентаризации мы писали в статье «Как пересчитать имущество» , ПБ № 12, 2021, стр. 29). Остановимся на вопросах отражения в учете итогов инвентаризации.
Считаем имущество.. .
Если по итогам инвентаризации фирма обнаружила «лишнее» имущество, его нужно оприходовать по рыночной стоимости. Для этого надо сделать запись по дебету счетов учета материальных ценностей (01 «Основные средства, 04 «Нематериальные активы» , 10 «Материалы» , 41 «Товары» , 50 «Касса» и других) и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы» . В бухгалтерском учете излишки относят к внереализационным доходам (подп. «а» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, п. 8 ПБУ 9/99). Так же поступают и в налоговом учете (п. 20 ст. 250 НК РФ) .
Нехватку имущества показывают записью по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счетов, на которых фирма учитывает материальные ценности.
. и долги
В результате инвентаризации может быть выявлена и просроченная задолженность. Налоговый кодекс определяет ее как долг, по которому истек срок исковой давности (п. 2 ст. 266 НК РФ) . Последний, в свою очередь, составляет три года (ст. 196 ГК РФ) . По истечении трех лет безнадежный долг можно списать с баланса фирмы. Если должны вам, в бухучете отразите эту сумму в прочих расходах. Если должна ваша организация – в прочих доходах.
В налоговом учете списанная кредиторская задолженность будет внереализационным доходом (п. 18 ст. 250 НК РФ) . Дебиторская, соответственно, внереализационным расходом (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ) .
Если фирма не создавала резерва по сомнительным долгам, просроченную «дебиторку» нужно списать в дебет счета 91-2 «Прочие расходы» . Если создавала, – в дебет счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» .
Особенно внимательными должны быть компании, которые применяли кассовый метод учета НДС.
Обратите внимание: на расходы можно относить любые безнадежные долги, по которым истек срок исковой давности. При этом неважно, пытался ли кредитор истребовать эти суммы (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 10 октября 2021 г. по делу № Ф04-7029/ 2021 (15574-А70-33)).
Списание дебиторской задолженности в убыток не означает, что она аннулирована. Ее следует держать на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет.
Кредиторскую задолженность с истекшим сроком давности вместе с НДС учитывают по кредиту счета 91-1 «Прочие доходы» как внереализационный доход (п. 8 ПБУ 9/99). Сумму НДС, которая должна была быть перечислена кредитору, следует учесть по дебету счета 91-2 «Прочие расходы» .
Чтобы списать просроченную дебиторскую или кредиторскую задолженность, необходимо составить акт инвентаризации расчетов с контрагентами и обосновать необходимость списания в произвольной форме. Кроме того, руководитель должен издать соответствующий приказ. Таковы требования пунктов 77 и 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н) . Для последнего документа установленной формы также не существует. Например, приказ может выглядеть так:
«Подчистим» бухучет
Разумеется, выявленные в результате инвентаризации недочеты – только «вершина айсберга» возможных проблем. Просмотрев учетные записи за весь год, бухгалтер обязательно найдет еще как минимум одну-две помарки. О том, как исправлять ошибки в налог
Организации должны списывать дебиторскую задолженность, которая признана нереальной для взыскания.
Какую задолженность можно считать безнадежной? Во-первых, с истекшим сроком исковой давности. По нормам гражданского законодательства срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ) .
Во-вторых, долги, которые невозможно взыскать с должника. К примеру, задолженность ликвидированной организации. Безнадежным должником можно считать организацию, признанную банкротом и находящуюся в процессе ликвидации, если уже достоверно известно, что с нее не удастся взыскать долги. Нереальной для взыскания признается и задолженность, которую не удалось взять у должника судебному приставу.