Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возврат подотчетной суммы в кассу: основания, оформление, учет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.
Возврат на расчетный счет
Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.
Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно. Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации.
Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.
КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:
- за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
- выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
- выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
- на госпошлины — 00000000000000000852.
Важное про 71 счет: характеристика, проводки, примеры
71 счет отражает расчеты с сотрудниками по суммам, выданным под отчет. В статье – характеристика 71 счета в бухгалтерском учете, проводки, примеры, бесплатные образцы документов.
Гость, для Вас открыт бесплатный доступ к чату с бухгалтером-экспертом Закажите обратный звонок на подключение или позвоните: 8 (бесплатно по РФ).
Без проблем отражать расчеты с подотчетными лицами помогут следующие документы:
Удобный учет расчетов с подотчетными лицами можно вести в программе БухСофт. Чтобы посмотреть программу, просто нажмите на кнопку ниже:
Попробовать программу
71 счет бухгалтерского учета это активно-пассивный счет, который называется «Расчеты с подотчетными лицами» и применяется, чтобы отражать расчеты с физлицами по суммам, которые выданы под отчет. Получить подотчетные средства от работодателя может любой сотрудник, в том числе иностранный гражданин, руководитель и т.д. Кроме того, получить средства под отчет от фирмы или предпринимателя может физлицо, заключившее с ними ГП договор – подрядчик, исполнитель.
Выдача денег под отчет не приводит к возникновению расходов у организации, как общей, так и специальной системы налогообложения (УСНО и ЕНВД). Это следует из пункта 14 статьи 270, пункта 3 статьи 273, пункта 2 статьи 346.17, пункта 1 статьи 346.29 Налогового кодекса.
Возвращенные неизрасходованные подотчетные суммы не увеличивают налогооблагаемые доходы, как при расчете налога на прибыль, так и единого налога при УСНО или ЕНВД. Ведь подотчетные суммы в собственность сотрудника не переходят, а являются его дебиторской задолженностью, пока он не отчитается по ним и не вернет неиспользованные суммы. Основание — статьи 41 и 346.29 Налогового кодекса.
Безнадежная дебиторская задолженность в налоговом учете подлежит списанию на внереализационные расходы. В случае создания резерва по сомнительным долгам на внереализационные расходы следует списать суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств созданного резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Так поступать может организация на общей системе налогообложения.
Обратите внимание, что истечение срока исковой давности является одним из критериев признания долга безнадежным и, следовательно, учета его в расходах для целей налогообложения прибыли организаций. Для включения сумм дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав расходов необходимы документы, подтверждающие истечение срока исковой давности. Об этом говорится в письме Минфина России от 15 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/589.
Организация, которая применяет УСНО, независимо от выбранного объекта налогообложения, на сумму списанной безнадежной дебиторской задолженности не вправе уменьшить базу по единому налогу (письмо Минфина России от 13 ноября 2007 г. № 03-11-04/2/274).
Срок для обращения в суд с иском о возмещении, причиненного работником ущерба
Статьей 392 Трудового кодекса установлено, что работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. В случае если ущерб причинен в результате непредставления подтверждающих документов по выданным денежным суммам, то указанный годовой срок начинает течь со дня, когда работник был обязан представить авансовый отчет.
Согласно разъяснениям, содержащимся в постановлении Пленума Верховного суда Российской Федерации от 16.11.2006 N 5, если работодатель пропустил срок для обращения в суд, судья вправе применить последствия пропуска срока (отказать в иске). С учетом приведенных законоположений и разъяснений Верховного суда, после истечения годового срока у работодателя отсутствуют основания взыскивать невозвращенные работником подотчетные суммы.
Сумма числится за уволившимся сотрудником
Если сотрудник, который не вернул подотчетные суммы, был уволен, то по истечении срока исковой давности организация может признать его задолженность безнадежной к взысканию и списать в расходы в сумме, в которой она была отражена в бухгалтерском учете организации (п. 14.3 ПБУ 10/99).
Задолженность с истекшим сроком исковой давности подлежит списанию:
— либо за счет резерва по сомнительным долгам (если организация создавала такой резерв). При этом оформляется проводка по дебету счета 63 и кредиту счетов 71;
— либо на финансовые результаты деятельности организации бухгалтерской записью по дебету счета 91 и кредиту счетов 71.
Затем такая задолженность подлежит отражению за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).
Отметим, что срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул, начинают отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги. Это следует из пункта 2 статьи 200 Гражданского кодекса. Срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При наличии оснований для прерывания срока исковой давности названный срок начинают отсчитывать заново (ст. 203 ГК РФ).
Пример 3
ООО «Ярило» выдало под отчет 18 мая 2011 года офис-менеджеру Шоркиной 3000 руб. на покупку хозяйственного инвентаря. Напомним, что, согласно приказу руководителя, в указанной организации наличные деньги под отчет для названных целей выдаются на срок, равный 21 календарному дню, начиная со дня выдачи.
25 мая М.А. Шоркина уволилась, по подотчетным суммам не отчиталась, денежные средства в кассу предприятия не вернула.
Срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул, ООО «Ярило» начало отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги, — с 8 июня 2011 года.
8 июня 2014 года ООО «Ярило» закончит отсчитывать срок исковой давности при отсутствии причин для его прерывания.
Выдача денег под отчет не приводит к возникновению расходов у организации, как общей, так и специальной системы налогообложения (УСНО и ЕНВД). Это следует из пункта 14 статьи 270, пункта 3 статьи 273, пункта 2 статьи 346.17, пункта 1 статьи 346.29 Налогового кодекса.
Возвращенные неизрасходованные подотчетные суммы не увеличивают налогооблагаемые доходы, как при расчете налога на прибыль, так и единого налога при УСНО или ЕНВД. Ведь подотчетные суммы в собственность сотрудника не переходят, а являются его дебиторской задолженностью, пока он не отчитается по ним и не вернет неиспользованные суммы. Основание — статьи 41 и 346.29 Налогового кодекса.
Безнадежная дебиторская задолженность в налоговом учете подлежит списанию на внереализационные расходы. В случае создания резерва по сомнительным долгам на внереализационные расходы следует списать суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств созданного резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Так поступать может организация на общей системе налогообложения.
Обратите внимание, что истечение срока исковой давности является одним из критериев признания долга безнадежным и, следовательно, учета его в расходах для целей налогообложения прибыли организаций. Для включения сумм дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав расходов необходимы документы, подтверждающие истечение срока исковой давности. Об этом говорится в письме Минфина России от 15 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/589.
Организация, которая применяет УСНО, независимо от выбранного объекта налогообложения, на сумму списанной безнадежной дебиторской задолженности не вправе уменьшить базу по единому налогу (письмо Минфина России от 13 ноября 2007 г. № 03-11-04/2/274).
Сумма списанной безнадежной дебиторской задолженности не имеет значения и для организаций, уплачивающих ЕНВД. Это следует из пункта 1 статьи 346.29 Налогового кодекса.
Документальное оформление возврата излишних выплат
Обнаружив факт ошибки, бухгалтер обязан сообщить о нем руководству фирмы. Далее составляется акт, в котором фиксируются факт переплаты, сумма, период начисления и другие существенные сведения. Членами комиссии, подписывающими акт, могут быть: бухгалтер-расчетчик, главный бухгалтер, кассир и пр.
Второй экземпляр документа либо его копия направляется сотруднику, в отношении которого произошла ошибка. К акту прилагается официальное письмо уведомительного характера о необходимости погашения излишне выплаченной суммы в определенный срок.
Если работник не возражает, то на основании его заявления сумма гасится наличными деньгами либо безналичным удержанием из заработной платы на иных, согласованных с администрацией, условиях. Часто такое погашение происходит в рассрочку. Согласно ст. 138 ТК РФ удержание по общему правилу возможно в размере не более 20% с каждой зарплаты. При этом следует учитывать, что у работника, кроме указанной суммы к погашению, могут быть и другие удержания.
Если работник соглашается в письменной форме погасить долг наличными в кассу либо внести добровольно на счет фирмы, но срок этот истек, а долг не погашен, то в течение последующего месяца руководитель издает приказ на вычет суммы долга из заработной платы работника. Если работник уведомление проигнорировал или погасить переплату отказывается, работодатель может обратиться в суд.
Порядок выдачи денежных средств под отчет
Выдача работнику денег на командировочные, хозяйственные и прочие расходы, связанные с осуществлением деятельности компании является обычной практикой. Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентируется Указанием ЦБ РФ от 11.03.14г. №3210-У.
Для минимизации наличного денежного оборота, в том числе, переводятся в безналичную форму расчеты с сотрудниками. Возможность использования банковских карт сотрудников, в том числе зарплатных, для расчетов по подотчетным суммам МинФин подтвердил еще в 2013 году в Письме № 02-03-10/37209.
Достаточно часто возникает вопрос: если возможно перечисление денег под отчет на банковскую карту работника, то возможен ли возврат подотчетных сумм на расчетный счет предприятия?
Сотрудник должен вернуть полученные суммы на командировочные или хозяйственные расходы, которые не были им израсходованы, в следующие сроки:
- в день истечения срока, на который были выданы денежные средства;
- в первый день выхода на работу после окончания командировки, отпуска, болезни и т.д., если окончание срока, на который были выданы деньги под отчет, приходится на эти периоды.
Российское законодательство не содержит каких-либо разъяснений о том, как может работник возвратить деньги, полученные под отчет: осуществив возврат подотчетных сумм в кассу или безналичным переводом. Приказ МинФина № 94н разрешает корреспонденцию счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по возврату денежных средств со счетами 50 «Касса» и 51 «Расчетные счета». Таким образом, возврат на расчетный счет возможен, а в случае, если в организации работа с наличными сведена минимуму или вовсе отсутствует, является единственно возможным вариантом.
Как правильно вернуть подотчетные деньги на счет организации?
В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.
Как же это сделать на практике?
Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.
Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.
Как вернуть денежные средства за неоказанные услуги
Для начала
Нужно осмысленно выбрать то правовое основание, по которому вы будете требовать возврата денег за неоказанную услугу.
Про самые часто встречающиеся 2 основания мы рассказали выше.
Если вы не уверены на 100%
какое основание выбрать – лучше посоветуйтесь с нами.
После того, как вы определились
с тем, по какому законному основанию вы будете возвращать денежные средства, вам нужно, в зависимости от такого основания, составить претензию (требование) к исполнителю или отказ от договора оказания услуг с требованием о возврате денег.
Скачайте нужный вам образец претензии ниже
После составления претензии (отказа), его нужно вручить (отправить) исполнителю.
Здесь действуют стандартные правила:
Как правильно написать и вручить (отправить) претензию читайте здесь.
С момента вручения
Вашей претензии (отказа) или получения исполнителем почтового отправления отсчитайте 10 календарных дней.
Если в этот срок
вам не вернули денежные средства – переходите к следующему этапу
Обратите внимание,
что если ваше почтовое отправление не было получено адресатом по одной из следующих причин:
- возврат письма за истечением срока хранения
- адресат отказался получать письмо
- адресат не находится по адресу
- любая иная причина
то в этом случае не нужно пытаться во что бы то ни стало вручить письмо исполнителю, разыскивать его, обращаться в полицию или прокуратуру и совершать прочие бесполезные действия.
Ситуация: нужно ли на сумму неизрасходованных подотчетных денег, которую сотрудник возвращает организации, выбивать кассовый чек?
Ответ: нет, не нужно.
ККТ нужно применять при поступлении наличных денег за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Возврат сотрудником остатка суммы, выданной ему под отчет, к таким операциям не относится. Поэтому на подотчетную сумму, которую сотрудник вернул организации, выбивать кассовый чек не нужно. Подтверждает данный вывод Минфин России в письме от 30 ноября 2004 г. № 03-01-20/2-47.
Пример отражения в бухучете возврата неизрасходованных подотчетных сумм
11 апреля секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова получила 2000 руб. на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Стоимость приобретенных ею товаров составила 1500 руб. (покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку). Установленный руководителем срок возврата подотчетных сумм – 14 апреля.
14 апреля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой. В этот же день она вернула в кассу организации неизрасходованный остаток подотчетных денег в сумме 500 руб. (2000 руб. – 1500 руб.).
В учете бухгалтер «Альфы» сделал такие проводки.
11 апреля:
Дебет 71 Кредит 50 – 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.
Как уже писалось выше работник должен отчитаться за получение под отчет средства не позже чем через три дня после того как завершится срок на который эти деньги выдавались. Для этого он должен предоставить главбуху и просто бухгалтеру отчет (а если их как раз нет на месте тогда руководителю) авансовый отчет с подтверждающими траты документами. С какой именно даты следует отчитывать данный срок зависит в первую очередь от того на какие именно цели были предоставлены подотчётные деньги.
- Если средства были предоставлены под отчет на хоз. нужды, тогда он обязан за них рассчитаться в течение трех суток с момента завершения срока, на который ему предоставлялись деньги.
- Если средства были предоставлены под отчет на командировочные траты, тогда он должен будет отчитаться в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.
Процесс проверки авансового отчета, а также его утверждение начальством, а кроме этого полный расчет по нему, производится в срок, установленный самим руководителем. Это означает, что вернуть данную сумму работник должен в срок, который определит и установит сам руководитель.
Как правильно вернуть подотчетные деньги на счет организации?
В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.
Как же это сделать на практике?
Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.
Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.
Порядок выдачи денежных средств под отчет
Выдача работнику денег на командировочные, хозяйственные и прочие расходы, связанные с осуществлением деятельности компании является обычной практикой. Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентируется Указанием ЦБ РФ от 11.03.14г. №3210-У.
Для минимизации наличного денежного оборота, в том числе, переводятся в безналичную форму расчеты с сотрудниками. Возможность использования банковских карт сотрудников, в том числе зарплатных, для расчетов по подотчетным суммам МинФин подтвердил еще в 2013 году в Письме № 02-03-10/37209.
Достаточно часто возникает вопрос: если возможно перечисление денег под отчет на банковскую карту работника, то возможен ли возврат подотчетных сумм на расчетный счет предприятия?
Сотрудник должен вернуть полученные суммы на командировочные или хозяйственные расходы, которые не были им израсходованы, в следующие сроки:
- в день истечения срока, на который были выданы денежные средства;
- в первый день выхода на работу после окончания командировки, отпуска, болезни и т.д., если окончание срока, на который были выданы деньги под отчет, приходится на эти периоды.
Российское законодательство не содержит каких-либо разъяснений о том, как может работник возвратить деньги, полученные под отчет: осуществив возврат подотчетных сумм в кассу или безналичным переводом. Приказ МинФина № 94н разрешает корреспонденцию счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по возврату денежных средств со счетами 50 «Касса» и 51 «Расчетные счета». Таким образом, возврат на расчетный счет возможен, а в случае, если в организации работа с наличными сведена минимуму или вовсе отсутствует, является единственно возможным вариантом.
Подтверждающие документы
Кроме авансового отчета работник должен приложить подтверждающие расходы документы: товарные и кассовые чеки, билеты, посадочные талоны, квитанции БСО, путевые листы, маршрутные карты и т.п.
Все прилагаемые документы должны быть оригинальными. Если оригинал утерян, то подтвердить расходы в целях налога на прибыль может другой подтверждающий документ, например, справка перевозчика при утере посадочного талона (Письмо Минфина РФ от 27.02.2012 N 03-03-07/6, Письмо Минфина РФ от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11) или дубликат.
Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа (абз. 22 пп. 3.1 п. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).
- Излишние начисления и выплаты по заработной плате без проблем можно вернуть организации, только имея письменное согласие работника, в отношении которого допущена переплата, и только при соблюдении месячного срока после того, что установлен работнику на добровольное погашение.
- В иных случаях возврат может оспариваться, в том числе и в судебном порядке, несмотря на законодательно прописанную возможность возврата долга. Обнаруженная ошибка в выплатах должна быть зафиксирована актом, который подписывается внутренней комиссией организации. С актом необходимо ознакомить работника.
- Бухгалтер, допустивший ошибку, несет материальную ответственность за нее в соответствии с законом.
- Корреспонденции счетов, применяемые для учета переплат по зарплате, представляют собой сторнировочные записи ранее сделанных проводок. Излишне выплаченная на руки сумма отражается на Дт 73 счета. Ее погашение работником отражается на Дт соответствующих счетов, в зависимости от способа погашения. Если убыток вернуть невозможно, он переносится на Дт 76, а затем фиксируется по Дт 91/2.