Командировка сотрудника: как оформить

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировка сотрудника: как оформить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Действия сотрудника после командировки

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Обязательно ли командировочное удостоверение в 2023 году?

До 7 января 2015 года при направлении своего работника в командировку работодатель оформлял и выдавал ему соответствующее удостоверение по унифицированной форме Т-10. С введением в действие Постановления Правительства от 13.10.2008 № 759 этот документ стал необязательным.

В 2023 году основанием для служебной поездки является приказ руководителя организации. Теперь этого достаточно, оформление командировочного удостоверения и вместе с ним служебного задания не является обязательным. Оно остается на усмотрение руководства компании, которое вправе закрепить своим нормативным документом положение о служебных командировках, где прописать удостоверение обязательным документом, как для работодателя, так и для сотрудника.

Целью документа является подтверждение того, что работник выбыл из начального пункта и достиг конечного. Доказательством служит наличие соответствующих подписей и печатей, как свершившийся факт деловой поездки.

Состав командировочных расходов

Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:

1. Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
2. Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
3. Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
4. Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
5. Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.

Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.

Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.

Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).

Учитывайте следующие нюансы:

• день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
• день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.

Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.

Операция	Дебет	Кредит	Документ-основание
Выплачен аванс на затраты по командированию	0 208 12 560 — суточные 0 208 26 560 — иные расходы (проживание, проезд, прочее)	0 201 11 610 — с расчетного счета 0 201 34 610 — из кассы	Приказ на командирование работника. Приказ на выплату аванса. Платежное поручение на перечисление денежных средств на банковскую карту сотрудника, дебетовую карту учреждения. Расходный кассовый ордер на выдачу денежных средств подотчет из кассы учреждения.
Отражены произведенные расходы учреждения на оплату суточных	0 401 20 212 0 109 ХХ 212	0 208 12 660	Авансовый отчет, сданный сотрудником, проверен и утвержден работодателем. Вместе с авансовым отчетом предоставляются подтверждающие документы: билеты; квитанции по оплате гостиницы; договоры, накладные, чеки. Иная подтверждающая документация.
Отражены иные затраты на командировку	0 401 20 226 0 109 ХХ 226	0 208 26 660

Законодательство РФ не предусматривает обязательное составление служебной записки в качестве направления в командировку. Вопрос о необходимости данного документа каждое предприятие решает отдельно. Составить ее можно в свободной форме, указав:

• причины командировки;
• задачи, решить которые должен командированный сотрудник.

Бывают ситуации, когда этот служебный документ составляет непосредственно сам работник. К таковым относят:

• использование в период деловой поездки личного, служебного или арендованного автомобиля;
• отсутствие у сотрудника бумаг, подтверждающих трату выделенных средств.

В этих случаях написание служебной записки происходит по возвращении работника из поездки.

Как подтвердить факт служебной поездки без командировочного

Как мы уже говорили, командировочное удостоверение предназначалось для того, чтобы удостоверить факт нахождения работника в служебной поездке.

Однако если фирма примет решение не оформлять работнику указанный документ, то срок нахождения в командировке могут подтвердить проездные билеты. При поездке по делам работодателя на личном или служебном транспорте следует заполнять служебную записку, приложив к ней путевые листы, счета, квитанции или иные документы, которыми можно подтвердить маршрут следования.

ВНИМАНИЕ!

15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.

Обязательно ли составление командировочного удостоверения после того, как его отменили

Форму отменили, она не является обязательной. Поправки в постановление правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» внесены законодателями еще в 2014 году и вступили в силу с января 2015. Таким образом, ответ на вопрос, когда отменили командировочные удостоверения в России, следующий: в 2014 году, но норма об отмене начала действовать с 2015 года. Для подтверждения сроков нахождения в командировке допускается использовать проездные документы (билеты) работников.

В соответствии с поправками, внесенными постановлением правительства РФ № 1595 от 29.12.2014, работодатель не обязан оформлять по факту поездки работника командировочное удостоверение и служебное задание, а сотрудник — отчет о проделанной работе. В то же время их использование не запрещено. Поэтому нужны ли командировочные удостоверения в 2021 году в организации, решает работодатель. Порядок оформления командировки и отчетности по ней разрабатывается в организации самостоятельно и утверждается руководителем.

Если руководитель посчитает, что эти формы полезны при организации делопроизводства и учета расходов, их разрешается ввести на предприятии внутренним распоряжением, и они отражаются в учетной политике с приложением официально утвержденного образца. Допускается использовать унифицированную форму Т-10.

Правовое обоснование вывода. Постановлением правительства запрет на использование бланков не установлен, на практике его применение рекомендовано. Бухгалтеры считают, что применение этих бланков эффективно для отражения расходов сотрудника и контроля за выполнением поставленных перед ним задач (форма подтверждает факт пребывания в пункте назначения, время убытия и прибытия). Его составление не является обязанностью по закону, но внутренними, локальными нормативными актами на предприятии эти формы рекомендуется вводить для оформления служебных поездок. Если форма командировочного удостоверения утверждена и работник ознакомлен с таким локальным нормативным актом, на него возлагается обязательство его применять.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить командировку в праздничные дни. Используйте эти инструкции бесплатно.

Нужны ли командировочные удостоверения в 2022 году?

Начиная с 08.01.2015, по Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», организации не требуется отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Такие документы для оформления командировки в 2020 году, которые раньше считались обязательными, перестали таковыми быть. Для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно. Но для удобства в организациях, где есть несколько отделов и командированный сотрудник должен решить несколько разноплановых задач, составление служебного задания лишним не будет, тем более что законодательно это не запрещено. Поэтому, если удобно использовать прежний способ оформления поездки, можно от него не отказываться и просто указывать в приказе все документы, которые были задействованы для подготовки поездки.

Требования к первичной учетной документации определены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ее оформление должно отвечать следующим стандартам:

1. Формы первичных документов утверждает руководитель организации. Компания вправе применять унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разрабатывать их самостоятельно. Вне зависимости от того, применяет ли организация унифицированные учетные документы по оформлению командировочных расходов или разработанные самостоятельно, — свое решение необходимо закрепить в локальных нормативных документах, утвержденных руководителем.
2. Командировочные документы должны содержать обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета. Перечень обязательных реквизитов установлен ст. 10 вышеупомянутого ФЗ о бухучете, к которым относятся:
   • наименование регистра;
   • наименование экономического субъекта, составившего документ;
   • дата начала и окончания ведения регистра и(или) период, за который составлен регистр;
   • хронологическая и(или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
   • величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
   • наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
   • подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Мы разобрались с формами первичных учетных документов и знаем, как правильно оформить командировку в 2020 году. После возвращения сотрудника обязательно правильно оформить итоги командировки.

К расходам относятся и суточные, которые необходимо заплатить за каждый день пребывания работника в служебной поездке. Порядок определения количества дней пребывания в отъезде по делам компании и порядок расчета и выплаты суточных определен Постановлением № 749. Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя его в своих ЛНА. При этом, по нормам Налогового кодекса РФ, при командировке на территории России суточные в размере свыше 700 рублей и при заграничной командировке в размере свыше 2500 рублей за каждый день не входят в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Работник предоставляет в бухгалтерию организации отчет о командировке с перечнем произведенных расходов и расчетом суточных и подтверждает произведенные расходы проездными билетами, квитанциями и договорами об оплате найма жилья и другими. Основным документом, в соответствии с Постановлением №749, является авансовый отчет, для которого разработана унифицированная форма № АО-1.

Некоторых сотрудников нельзя направлять в командировку. Это:

• Беременные.
• Люди с инвалидностью, при которой запрещены разъезды.
• Лица, не достигшие 18 лет.
• Работники, находящиеся в ученическом отпуске.

Некоторых работников можно отправлять в зарубежную поездку только при наличии его письменного согласия. К этой категории работников относятся:

• Женщины с малышами до 3 лет.
• Отцы-одиночки и матери-одиночки с малышами до 5 лет.
• Родители с несовершеннолетними детьми-инвалидами.
• Люди, ухаживающие за недееспособными близкими родственниками.

Если письменного согласия нет, работодатель не может отправить работника в командировку. В обратном случае на компанию могут быть наложены санкции.

Сотрудники по окончании поездки должны подтвердить все свои расходы. Для этого могут быть использованы чеки, билеты на самолет и прочее. Бухгалтерия должна принять авансовый ответ, а затем возместить имеющиеся расходы. Предварительно из суммы трат вычитается аванс, выданный перед командировкой.

Оформление служебной командировки

Для оформления этих документов необходимо упоминание в локальных актах компании:

• Командировочное удостоверение — содержит отметки печатей от принимающих компаний. Можно использовать единый бланк, который будет включать в себя удостоверение, служебное задание, авансовый отчет.
• Служебное задание — содержит сведения о работе, которую нужно выполнить во время поездки. Может оформляться по форме Т-10а.
• Отчет о выполнении задания — документ, который составляется работником при возвращении из поездки. Включает в себя объяснения о проделанной работе во время поездки.
• Журнал работников, уезжающих в командировку — служит для фиксации работников, которые едут в поездки;
• Служебная записка — необходима для оплаты расходов, если работник использует личный транспорт.

Для того, чтобы сделать приказ на командировку, можно применять стандартные бланки Т-9, Т-9а, либо сделать это на фирменном бланке компании в свободном стиле.

Раньше для составления приказа использовалось служебное задание, которые указывалось как основание. Теперь же в ту графу записываются данные о распоряжении руководителя, служебной записке, либо вообще данное поле остается пустым.

При отправлении в служебную командировку работнику необходимо в кассе получить денежные средства на оплату билетов, найма жилья и прочих расходов, а также суточные по каждому дню нахождения в поездке.

Размер, в пределах которых оплачиваются эти расходы, должен быть установлен в локальном акте.

Основанием для получения средств работником является приказ на командировку. Также сотрудник сам может оформить служебную записку на предполагаемую сумму расходов, но она должна быть подписана руководителем.

При поездке внутри страны денежные средства в рублях могут выдаваться из кассы, либо перечисляться на банковскую карту.

В срок трех дней с факта возвращения из поездки, работнику нужно написать и отдать в бухгалтерию авансовый отчет на бланке АО-1. Если это указано во внутренних актах фирмы, то вместе с авансовым отчетом также необходимо оформить и отдать отчет о проделанной работе.

Это оформляется в произвольном виде, на форме, которая создана в компании, либо для отчета используется графа 12 в бланке служебное задание на командировку Т-10а, если его создавали, когда производили оформление командировки.

К авансовому прикрепляются документы, при помощи которых работник может подтвердить произведенные расходы, они включают:

• Документы, по каким производился найм помещения для проживания в поездке — счет из гостиницы, квитанция, которые содержат число дней проживания и стоимость за один день, либо договор о найме частного дома либо квартиры.
• Документы, по каким можно подтвердить проезд к месту командировки и обратно — билеты, посадочные талоны, чеки, квитанции на получение постели и т. д.
• Документы, подтверждающие найм такси — чеки, билеты, бланки.
• Служебная записка с расшифровкой расходов, если работник использовал личный транспорт — путевой лист, чеки с заправочных станций и т. д.
• Служебная записка, когда работник не может предоставить документы, подтверждающие проживание либо проезд;
• Документы, подтверждающие другие расходы (например, квитанция на услуги связи).

В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.

Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.

Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.

Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.

Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.

Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.

Документ	Обязательный или нет	Форма
Приказ о направлении в командировку	Обязательный	Т-9/Т-9а Форма работодателя
Служебное задание	Не обязательный	Т-10а Форма работодателя
Служебная записка от работника	Обязательный при отсутствии проездных документов	Произвольная форма Форма работодателя
Служебная записка с подтверждением принимающей стороны (командировочное удостоверение)	Обязательный при отсутствии проездных документов и документов по найму жилого помещения	Произвольная форма Т-10 Форма работодателя
Авансовый отчет	Обязательный	АО-1
Отчет о выполнении служебного задания	Не обязательный	Произвольная форма Форма работодателя

Заполнение командировочного удостоверения

Заполнить документ можно от руки, а можно на компьютере. Если заполнение происходит вручную, то:

• не должно быть помарок, ошибок и зачёркиваний. Если допущена ошибка, то нужно взять новый бланк. Они не подлежат строгому учёту, поэтому это можно сделать безболезненно для делопроизводства;
• допускается использование любой ручки, но чернила должны быть синие или чёрные;
• все сведения должны быть актуальными и достоверными.

Вне зависимости от того, как происходит заполнение, необходимо указать:

• название предприятия. Можно указать в сокращённой форме, с указанием организационно-правовой формы. Например, ООО «Ромашка»;
• код ОКПО – взять нужно из регистрационных документов;
• порядковый номер;
• дату заполнения.

Потом вносятся сведения о самом работнике:

• полное ФИО;
• табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве;
• структурное подразделение или отдел, к которому он относится;
• должность.

Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер). Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

После того, как будет заполнена лицевая сторона бланка, нужно приступить к заполнению обратной. Здесь нужно указать сведения обо всех городах и предприятиях, в которых побывал командированный сотрудник во время служебной поездки. Указать нужно:

• город нахождения;
• название фирмы;
• дату прибытия и выбытия;
• должность ответственного лица;
• его подпись.

Первую запись делает ответственный сотрудник от работодателя. Он ставит:

• город нахождения фирмы;
• название, как на лицевой стороне;
• дату, когда сотрудник отбыл в командировку;
• свою должность, подпись и расшифровку.

Командировочное удостоверение предъявляется везде и во всех фирмах, в которых командированный должен оказаться по служебной необходимости. Каждая запись заверяется «живой» печатью фирмы.

Последнюю запись делает опять работодатель, так как работник прибывает к нему в фирму. Ответственный работник также отмечает:

• город нахождения фирмы;
• название, как на лицевой стороне;
• дату, когда сотрудник отбыл в командировку;
• свою должность, подпись и расшифровку.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов передается в бухгалтерию предприятия.

В пакет документов, который нужно после передать после приезда в родную организацию, входит:

• приказ руководителя предприятия о командировке;
• все чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты. Они должны быть правильно оформлены.

На их основании бухгалтер делает подробный расчет произведенных затрат. При необходимости он возмещает командированному потраченные сверх выданной ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Бланк командировочного удостоверения, если оно используется на предприятии, не является бланком строгой отчётности. Но так как это документы делопроизводства, его необходимо учитывать. Для этого на предприятии должен быть специальный журнал, в котором вписываются все выданные и полученные назад командировочные удостоверения.

Так как применение командировочного удостоверения теперь не является обязательным, принимающие командированного организации могут оказать поставить на обратной стороне штамп о прибытии и выбытии. Это не будет являться нарушением. Своё присутствие в том или ином населённом пункте работник сможет подтвердить следующими документами:

• проездными;
• чеками, квитанциями за бензин;
• платёжными документами за гостиницу;
• договором о найме жилого помещениями;
• штампами в заграничном паспорте;
• служебной запиской;
• иными документами.

Если на предприятии принято решение использовать командировочное удостоверение, и это решение закреплено в соответствующих локальных документах, то вместе также оформляются:

• служебное задание. Согласно новым правилам, форма этого документа разрабатывается на усмотрение администрации работодателя. Его используют довольно часто для того, чтобы командированный точно знал, какие задачи он должен выполнить во время поездки;
• отчет по проделанной работе. Если командированный не получил на руки служебное задание (на усмотрение администрации), ему следует составить этот документ. В нём ему необходимо точно описать, что именно он сделал во время служебной поездки;
• авансовый отчет по унифицированной форме АО1. Здесь командированный, вернувшись из поездки, расписывает все расходы, которые он понёс. Каждая статья должна быть подтверждена документами. Они будут приложением к отчёту;
• счета и квитанции, договор найма – это документы, подтверждающие расходы на жильё;
• билеты, страховые полиса и т. д. – документы, подтверждающие транспортные расходы командированного. Сюда же относятся посадочные талоны, квитанции за белье и т. д.;
• прочие документы, Например, квитанции за хранение, квитанции за услуги связи;
• служебная записка, составленная работником по возвращению, с приложенными к ней чеками на топливо. Ее составляют в основном при использовании в поездке личного или служебного транспорта;
• служебная записка, составляемая сотрудником на расходы, на которые у него отсутствуют подтверждающие документы — на проезд, на проживание и т.д.

Обязательные документы

Согласно ныне действующим законам, оформление командировки начинается с принятия руководством соответствующего решения и документального его оформления в виде приказа, содержащего следующие обязательные пункты:

1. Наименование документа, его номер и дата издания.
2. Наименование предприятия, издавшего документ.
3. Личные данные командируемого, его должность.
4. Пункт назначения командировочной поездки.
5. Дата начала и продолжительность командировки.
6. Цель поездки, служебное задание.
7. Способ передвижения командируемого (личный, служебный или общественный транспорт).
8. Указание лица или организации, несущей расходы на командировку.

Уточнения… …по срокам представления авансового отчета по командировкам…

И по внутренним, и по зарубежным командировкам работник должен отчитаться в течение трех рабочих дней с момента возвращения из поездки (п. 26 Положения N 749). Эта норма является отражением нормы п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40.

В ней срок отчета по командировкам также составляет три рабочих дня.

При этом работник обязан представить в бухгалтерию:

• авансовый отчет об израсходованных суммах, а также произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение (когда это необходимо), а также документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
• отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя.

В командировку — по новым правилам

Правительство РФ наконец-то выполнило предписание ст. 166 Трудового кодекса и установило особенности направления работников в служебные командировки. Принятый документ пришел на смену советской Инструкции по командировкам, которая была утверждена более 20 лет назад и продолжала действовать лишь в части, не противоречащей Трудовому кодексу.

С 25 октября 2008 г. в силу вступило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 (далее — Положение N 749). Оно будет регулировать вопросы служебных поездок работников как по территории России, так и за границу.

В нашей статье мы рассмотрим, какие изменения вносит новое Положение в порядок командирования работников, что оно уточняет по сравнению с ранее действовавшим порядком и что оставляет по-старому.

Какие командировочные расходы оплачивать работнику и в каком размере?

Согласно п.2 ст.127 ТК РК работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:

1) суточные за календарные дни нахождения в командировке (в т.ч за время в пути);

2) расходы по проезду к месту назначения и обратно (оплата билетов или ГСМ);

3) расходы по съему жилья.

Размер выплат на проезд и проживание работодатель может определять самостоятельно, исходя из своего бюджета и текущих цен на билеты и услуги гостиниц в месте командирования.

Размер суточных также работодатель может устанавливать по своему усмотрению. Их размер должен быть закреплен в Положении о командировках, налоговой учётной политике и т.п.

Однако, если работодатель желает отнести в дальнейшем эти расходы на вычет по КПН, следует знать, что существуют ограничения по сумме суточных, которую можно относить на вычет.

Так, если командировка в пределах Казахстана, то на вычет можно отнести не более 6 МРП за каждые сутки. Если командировка зарубежная – не более 8 МРП в сутки (пп.2 п.2 ст.319 НК РК).

В большинстве случаев работодатели предпочитают ориентироваться на эти лимиты при выплате работнику суточных. Но не будет нарушением выплатить работнику меньше или больше. Однако, следует знать, что если выплатить больше, с разницы придется уплатить дополнительные налоги.

Важно! Если сумма суточных превышает 6 или 8 МРП в сутки соответственно, то превышение признается доходом работника и облагается ИПН у источника выплаты и иными зарплатными налогами и отчислениями.

По расходам на билеты и проживание законодательных ограничений нет. Единственное требование – все расходы по факту их понесения должны быть подтверждены документально (посадочным талоном, фискальным чеком, счетом-фактурой от отеля, договором аренды квартиры и т.д.).

По возвращении из командировки работник обязан составить авансовый отчет по установленной форме и приложить к нему подтверждающие документы. Форма авансового отчета утверждена приказом Минфина №562 от 20.12.2012 г. «Об утверждении форм первичных учетных документов».

Остаток денег (при наличии) он обязан вернуть в кассу организации. Если есть обоснованный перерасход, то работодатель может компенсировать работнику понесенные расходы.

Суточные работнику перечисляются на карту или выдаются наличными из кассы. Расходы на оплату проезда и проживания либо оплачиваются со счета организации, либо также деньги перечисляются работнику, чтобы он купил билеты и оплатил проживание самостоятельно.

Внимание! Если командировка зарубежная, перечисление работнику делается в тенге для покупки валюты в обменном пункте, то курс принимается тот, что указан в чеке обменного пункта. Если командировочные оплачиваются по приезду, курс принимается на дату оплаты командировочных расходов.

Какие документы нужно оформить работодателю при направлении сотрудника в командировку?

Перед поездкой работодатель должен оформить следующие документы касательно командировки:

• приказ о направлении в командировку;
• служебное задание;
• командировочное удостоверение (не обязательно, но желательно).

В приказе о направлении в командировку необходимо указать:

• ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
• подразделение (отдел) к которому от относится;
• место отправления (страна, населённый пункт, предприятие).
• длительность командировки (с конкретными датами);
• основание для командировки.

Командировочное удостоверение не является обязательным по закону документом, но на практике оформляется во многих организациях. Этот документ позволяет проконтролировать сотрудника в том случае, если он, например, обязан посетить в ходе командировки большое количество объектов.

Документы подписываются руководителем организации и непосредственным начальником сотрудника. Приказ затем хранится в архиве сроком до 5 лет. Служебное задание и командировочное удостоверение передаются на руки работнику. В командировочном удостоверении работник обязательно должен проставить отметки в месте прибытия (дату, подпись ответственного лица, печать принимающей стороны). Если точек назначения несколько – отметки проставляются в каждой из них. Этот документ является подтверждением длительности командировки и самого ее факта.

Также командировочное удостоверение может служить основанием для определения времени нахождения в командировке (пп.2 п.2 ст.244 НК РК), если по какой-либо причине отсутствуют документы, подтверждающие проезд. В этом случае, следует прописать это в налоговой учетной политике организации.

Оформлять командировочное удостоверение не потребуется:

• заграничным представительствам организации;
• при отправке работников в заграничные командировки (въезд и выезд из страны зафиксируется в загранпаспорте);
• если командировка длится в рамках одного рабочего дня.

Таким образом, работодателю необходимо строго соблюдать порядок оформления документов при направлении работника в командировку:

• оформлять приказ о направлении сотрудника в командировку;
• получать согласие на командировку, если работник относится к категориям, которые вправе отказаться от поездки;
• в табеле учёта времени отмечать дни командировок;
• хранить и регистрировать документы о командировке специальном журнале регистраций.

Похожие записи:

• Норматив Потребления 🚰 Воды в 2023 Году на 1 Человека Без Счетчика
• 15 июня в Челябинске стартует второй этап гидравлических испытаний
• Онлайн заполнение договора купли-продажи автомобиля, мотоцикла и других ТС