Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сокращенное и неполное рабочее время». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Среднесписочная численность работников (ССЧ) – это показатель количества сотрудников, которые работают в компании на протяжении конкретного периода времени (квартала, полугодия, 9 месяцев или года). В формуле учитываются только те сотрудники, с которыми компания заключила трудовой договор и которые находились на рабочем месте в обозначенное время.
Подача сведений в статистические органы
Согласно закону от 28.01.2020 № 5-ФЗ, предпринимателям с 2021 года, больше не нужно формировать ССЧ в качестве самостоятельно отчета: эти сведения стали частью расчета по страховым взносам. Специальную форму КНД 1110018 «Сведения о среднесписочной численности работников» отменили.
В документации прописывают ССЧ за отчетный период, отработанные человеко-часы с начала года, фонд заработной платы и социальных выплат.
На титульном листе РСВ есть специальный раздел «Среднесписочная численность (чел.) и «Сведения о среднесписочной численности работников, подлежащие включению в РСВ». Важно: если на предприятии трудятся более 25 человек, отчет РСВ предоставляют в электронном формате и заверяют сведения электронной цифровой подписью.
Отчет РСВ нужно направить в ФНС по юридическому адресу предприятия или по месту прописки индивидуального предпринимателя. Бумажный вариант сведений можно принести лично или отправить заказным письмом.
Юридические лица должны предоставить отчет:
- за 1 квартал 2021 года – до 30 апреля 2021 года;
- за полугодие 2021 года – до 30 июля 2021 года;
- за 9 месяцев 2021 года – до 1 ноября 2021 года;
- за 12 месяцев – до 31 января 2022 года.
К организациям и ИП, которые нарушат сроки или не предоставят сведения, применят штрафные санкции: 5% от суммы взноса за каждый месяц просрочки, но не более 30% от общей суммы взносов.
Посчитаем совместителей для среднесписочной
Резюмируя все выше сказанное, приходим к заключению, что ставка любого совместителя в классический расчет ССЧ для налоговой и статистики просто не включается.
Пример
В связи с расширением деятельности фирма расширяет бухгалтерию и вводит в штатное расписание должность «Бухгалтер ТМЦ» с 01.01.2019. В январе работу по должности продолжали выполнять 2 внешних совместителя, каждый по 0,5 ставки.
С 15.02.2019 один из внешних совместителей уволился, и его обязанности доверили штатному бухгалтеру, оформив внутреннее совмещение на 0,5 ставки. С 01.03.2019 расстались и со вторым внешним совместителем. Вместо него на оставшийся объем работ оформили внутреннее совмещение второму штатному сотруднику.
Какое количество работающих в должности «Бухгалтер ТМЦ» включить в среднесписочную бухгалтерии в январе, феврале и марте? Допустим, что штатных сотрудников в подразделении было в январе 6, в феврале 8, в марте 8.
Месяц / Показатель |
январь |
февраль |
март |
Работники по трудовым договорам на основное место работы |
6 |
8 |
8 |
Внешние совместители | Не учитываются | Не учитываются | Не учитываются |
Внутренние совместители | Учитываются как 1 в основном составе | Учитываются как 1 в основном составе | Учитываются как 1 в основном составе |
Итого ССЧ | 6 | 8 | 8 |
Расчёт СЧР за отчётный период
Как рассчитать среднесписочную численность за год или другой отчётный период? В отчётности для налоговой инспекции СЧР составляют по итогам года, а для заполнения формы 4-ФСС необходимые периоды – это квартал, полугодие, девять месяцев и год.
Если год был отработан полностью, то правило подсчёта следующее: (СЧР за январь + СЧР за февраль + … + СЧР за декабрь) разделить на 12, полученный итог округлить до целых единиц. Приведём простой пример:
Списочный состав предприятия за 2023 год менялся незначительно:
- январь – март: 35 чел.;
- апрель – май: 33 чел.;
- июнь – декабрь: 40 чел.
Посчитаем среднесписочную за год: (3 * 35 = 105) + (2 * 33 = 66) + (7 * 40 = 280) = 451/12 , итого – 37,58, округляем до 38 человек.
Если же год отработан не полностью, то расчёт производится аналогично такому же за неполный месяц: независимо от количества отработанных месяцев сумма СЧР делится на 12. Из Указаний Росстата: «Если организация работала неполный год, то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы работы и деления полученной суммы на 12».
Как рассчитать среднесписочную численность за неполный год работы?
Предположим, предприятие с сезонным характером деятельности отработало в году только пять месяцев, СЧР помесячно составила:
- апрель – 320;
- май – 690;
- июнь – 780;
- июль – 820;
- август – 280.
Считаем: 320 + 690 + 780 + 820 + 280 = 2890/12. Получаем, что средний показатель равен 241 человек.
Аналогично производится расчёт за любой другой отчётный период. Если вам нужен отчёт за квартал, то надо сложить СЧР за каждый месяц реальной деятельности и разделить полученную сумму на 3. Для расчёта за полугодие или девять месяцев полученная сумма делится на 6 или 9 соответственно.
Представление сведений в органы статистики
В 2019 г. отчеты в Росстат представляются по формам, утвержденным Приказом Росстата от 06.08.2019 №485. В частности, этим приказом утверждены:
-
годовые формы (применяются с отчета за 2018 год) 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»1-Т(ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала»
-
месячная форма (применяется с отчета по состоянию на 01.02.2019) П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»
-
квартальная форма (применяется с отчета за 1 квартал 2019 года) П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников».
Определенные категории работников не учитываются при расчете среднесписочной численности. К ним относятся:
- внешние совместители (учитываются отдельно);
- заключившие гражданско-правовой договор;
- работающие за рубежом (без сохранения заработной платы);
- учредители, не получающие заработную плату;
- адвокаты;
- военнослужащие при исполнении службы;
- подавшие заявление об увольнении;
- прекратившие работу, не предупредив руководство;
- находящиеся в отпуске по уходу за ребенком;
- в декретном отпуске;
- работающие по ученическому договору, которым выплачивается стипендия;
- обучающиеся с отрывом от производства.
В ССЧ персонала учитываются фактически работающие и отсутствующие по разным причинам. Целые единицы сотрудников, которые учитываются в списочной численности:
- явившиеся на работу;
- не работающие из-за простоя;
- находящиеся в командировках (в том числе и за границей)
- заболевшие (в соответствии с больничным листом);
- выполняющие государственные обязанности;
- работающие неполный рабочий день;
- работающие во время испытательного срока;
- работники-надомники;
- имеющие звания;
- учащиеся с отрывом от производства при сохранении заработной платы;
- студенты-практиканты, при условии зачисления на должность;
- находящиеся в учебном отпуске при сохраненной им заработной плате;
- находящиеся в очередных ежегодных или дополнительных отпусках;
- имеющие выходной;
- замещающие отсутствующих работников;
- находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы;
- участвующие в забастовках;
- граждане других стран, работающие на территории Российской Федерации;
- работающие вахтовым методом;
- не явившиеся на работу по причине прогула;
- находящиеся под следствием.
К пункту «принятые на неполный рабочий день» не имеют отношения граждане, для которых на основании российского законодательства закреплен сокращенный трудовой график. К ним относятся:
- граждане до 18 лет;
- сотрудники, работающие на вредных и химических производствах;
- сотрудницы, для которых утверждены перерывы для кормления;
- женщины, занятые в сельской местности;
- инвалиды 1 и 2 групп.
Следует принять во внимание несколько положений:
- Сотрудник, который получает вознаграждение за работу, находясь на 0,5 ставки или на двух (количество не важно), учитывается как целая единица (1 человек).
- Сотрудник, являющийся внутренним совместителем, учитывается как 1 человек.
- Наемный сотрудник, работающий в рамках гражданско-правового договора, а также находящийся в штате этой же организации (по основному договору), учитывается как 1 человек.
- Сотрудник занятый неполный рабочий день по инициативе работодателя учитывается 1 человек.
Как определить среднесписочную численность работников за год
Бухгалтерии для отчетов статистики, 4-ФСС, сведений в ИФНС требуется вести учет среднесписочной численности работников за год. Формула расчета его такова:
ССЧ = сумма СЧ, состоящая из общего числа численности за все месяцы : 12,
где ССЧ — среднесписочная численность за год,
СЧ- среднесписочная численность за месяц;
12- количество месяцев в году.
Если необходимо узнать ССЧ не за год, а за другой период, допустим, квартал – то складываются СЧ за все месяцы квартала (три цифры), и делятся на 3 (число месяцев в квартале).
Для статистической отчетности данные обычно округляются по арифметическим правилам до одного десятичного знака (округление значения менее 0,5 до нуля; от 0,5 и более – до единицы). Для формы среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год, направляемой в ИФНС и для 4-ФСС округлять нужно до целого значения.
Чтобы было понятнее, разберем расчет на примерах.
Входят ли в общий список сотрудницы, находящиеся в декретном отпуске и внешние совместители
Прежде чем дать ответ на данный вопрос, следует отметить, что расчет среднесписочной численности работников осуществляется исходя из результатов ежедневного учета поступивших на работу сотрудников.
Кроме того в списочную численность обязательно должны входить не только присутствующие сотрудники, но и те кто отсутствую, независимо от причин. Самым главным критерием в данном случае является наличие этого работника в штате предприятия.
Декретницы имеют право на возобновление своей трудовой деятельности после окончания декретного отпуска. Иными словами, за женщиной сохраняется рабочее место и из штата предприятия они не исключаются. Исходя из этих факторов, декретницы и внешние совместители входят в списочную численность работников.
Впрочем, существует отдельный перечень сотрудников, которые в среднесписочную численность не включаются, хотя в списочный состав включаются. К таковым относятся:
- декретницы;
- внешние совместители;
- лица, ушедшие в отпуск по уходу за усыновленным новорожденным;
- сотрудницы, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком;
Таким образом, на вопрос о том, входят ли декретницы и внешние совместители в среднесписочную численность можно однозначно ответить – нет. Как правило, среднесписочная численность всегда меньше списочной. Сотрудница будет учитываться в среднесписочной численности, только после выхода на работу. Учет внешних совместителей ведется отдельно.
Вероятные утверждения, что декретниц нужно включать в состав среднесписочной численности, являются полностью неверными. Ведь основанием для их отсутствия на трудовом месте является листок нетрудоспособности о беременности. Также, при отсутствии декретницы на трудовом месте в учетном табеле ставят цифровой код «Б».
Также, важно помнить, что в соответствии с нормами действующего законодательства, на время нахождения в декрете и отпуске по уходу за ребенком до одного года, трех лет, а в некоторых случаях – до шести лет (причем, в такой отпуск может уйти как женщина, так и мужчина), за декретником сохраняется трудовое место, из штата персонала его не исключают. В связи с этим, в списочном составе декретницы учитываются.
Чтобы при формировании отчета КНД 1110018 не сомневаться, включать ли в среднесписочную численность декретниц, нужно помнить, что действующим законодательством определен список служащих, которые принимаются в учет списочной, но не принимаются в учет средней списочной численности. Таковыми являются:
- Декретники, в том числе усыновители, которые забрали новорожденного из роддома;
- Служащие, ушедшие в отпуск по уходу за малышом;
- Внешние служащие-совместители;
Служащие, которые совмещают работу с обучением по заочной форме.
Попробуем рассчитать среднесписочную численность для организации на примере.
Известны следующие данные: на 08 апреля в компании работало 200 человек. С 08 апреля на работу поступило еще 12 человек, а после 15 числа было уволено 18 сотрудников. С 28 апреля в декрет ушла одна сотрудница, а 29-го вышла из декрета другая.
Попробуем рассчитать показатель:
- первые 8 дней СЧР равна 200 человек;
- с 8 апреля по 15 СЧР составила 200 + 12 = 212 человек;
- с 15 апреля по 28 СЧР равна 212 – 18= 194 человека;
- на 28 апреля СЧР равна 194 – 1 = 193 человека;
- на 29 апреля 193 + 1 = 194 человека;
- воспользуемся формулой и рассчитаем общий показатель СЧР = (204* 8+ 212*7 + 194*13 + 193*1 + 194*2) / 30 = (1632+ 1484+2522+193+388)/30 = 6219/30= 207 человек.
Рассмотрим схему расчета среднесписочной численности для наиболее частых случаев:
Тип сотрудника |
Учет в списочной численности |
Учет в среднесписочной численности |
Пример |
Основной сотрудник с полным рабочим днем |
Целыми единицами |
(1*n)/m n — количество отработанных сотрудником календарных дней в месяце; m — количество календарных дней месяца |
Сотрудник увольняется с 20 июня. В списочную численность на 30 июня он включается как 0 (поскольку на 30 июня уже не работает в организации). В среднесписочную численность за июнь он включается как: (1*20)/30=0.67 |
Основной сотрудник с неполным рабочим днем, установленным по соглашению сторон (ст. 93 ТК РФ) |
Целыми единицами |
x/y x — количество отработанных сотрудником часов за месяц (при этом за дни болезни, отпуска и других неявок, приходящихся на рабочие дни, в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню); y — количество рабочих часов в месяце по нормативному графику работы |
Допустим, сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, вышла на неполный рабочий день на 5-дневный график с 6-часовым рабочим днем взамен 8-часового. Если в таких условиях сотрудница отработала весь июнь 2015 года (в июне 21 рабочий день), то ее списочная численность на 30 июня будет равна 1, а среднесписочная: (6*21)/(8*21)=0.75 Если женщина отсутствовала с 8 по 10 июня, например, по причине временной нетрудоспособности, то эти дни все равно участвуют в расчете среднесписочной численности, и за июнь она по-прежнему будет равна 0,75. Если женщина уволилась с 11 июня (т. е. отработала 9 рабочих дней), то ее среднесписочная численность за июнь будет равна: (6*9)/(8*21)=0.32 |
Основной сотрудник с сокращенным рабочим днем, установленным законодательством (ст. 92 ТК РФ) |
Целыми единицами |
(1*n)/m n — количество отработанных сотрудником календарных дней в месяце; m — количество календарных дней месяца |
Сотрудник весь июнь отработал во вредных условиях труда 36 часов в неделю. В списочную численность на 30 июня он включается как 1. В среднесписочную численность за июнь он включается как: (1*30)/30=1 |
Основной сотрудник с неполным рабочим днем, установленным по инициативе работодателя (ст. 74 ТК РФ) |
Целыми единицами |
(1*n)/m n — количество отработанных сотрудником календарных дней в месяце; m — количество календарных дней месяца |
Чтобы избежать массового увольнения сотрудников, работодатель вводит на июнь неполный рабочий день для ряда работников. В списочную численность на 30 июня такой сотрудник включается как 1. В среднесписочную численность за июнь такой сотрудник включается как: (1*30)/30=1 |
Находящийся в отпуске по уходу за ребенком, по беременности и родам |
Целыми единицами |
Не учитывается |
Сотрудница весь июнь находилась в отпуске по уходу за ребенком. В списочную численность на 30 июня она включается как 1. В среднесписочную численность за июнь она включается как 0. |
Внешний совместитель |
Не учитывается |
Не учитывается |
Сотрудник отработал весь июнь техником как внешний совместитель, на 0,5 ставки. В списочную численность на 30 июня он включается как 0. В среднесписочную численность за июнь он включается как 0. |
Внутренний совместитель |
Учитывается только по основному месту работу |
Учитывается только по основному месту работу |
Сотрудник отработал весь июнь в организации инженером на основной работе (на полную ставку) и лаборантом по совместительству. В списочную численность на 30 июня он включается как 1 по должности инженера. В среднесписочную численность за июнь он включается как 1 по должности инженера. |
КАК РАССЧИТАТЬ СРЕДНЮЮ ЧИСЛЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ?
Средняя численность отличается от среднесписочной тем, что включает внешних совместителей и работников по гражданско-правовым договорам .
Среднюю численность за год, квартал и любой другой период больше месяца рассчитывают на основе средней численности за каждый месяц этого периода. Например, средняя численность в январе – августе – 23 человека, а в сентябре – декабре – 27. Тогда средняя численность за год – 24,33 ((23 чел. x 8 мес. + 27 чел. x 4 мес.) / 12 мес.). Результат округляем до целых – 24 чел.
Чтобы рассчитать среднюю численность за месяц к среднесписочной численности работников, прибавьте среднюю численность внешних совместителей и среднюю численность работников по ГПД п. 77 Указаний .
Как рассчитать среднюю численность внешних совместителей
Средняя численность внешних совместителей, которая должна отражаться в графе 3 формы, подсчитывается так же, как и средняя численность нанятых лиц, которые трудятся нецелый рабочий день. Внешние совместители учитываются пропорционально времени, которое они отработали.
Расчет производится так:
- подсчитывается сумма человеко-дней: общее значение проработанных человеко-часов в отчётном месяце делится на продолжительность трудового дня;
- затем нужно рассчитать среднюю численность совместителей за месяц, за который сдаётся отчёт, в пересчете на полную занятость. Показатель проработанных человеко-дней нужно поделить на сумму рабочих дней в отчетном месяце. За дни неявок, отпуска, болезни (которые выпали на рабочие дни) в значение отработанных человеко-часов включаются часы по предыдущему трудовому дню.
Кого нужно включить в списочный состав?
В списочном составе отражаются все работники. Нужно учесть не только фактически работающих, но и тех, кто отсутствует, неважно по каким причинам.
В списочный состав работников предприятия должны включаться работники:
- явившиеся на работу и те, кто не работал в связи с простоем;
- не пришедшие на работу по болезни;
- трудящиеся неполный рабочий день;
- работающие на дому (надомники);
- работающие на испытательном сроке;
- повышающие квалификацию с отрывом от работы при сохранении за ними заработной платы;
- уехавшие в служебные командировки;
- находящиеся в отпусках по беременности и родам;
- не пришедшие на работу из-за обязанности выполнения общественных или государственных обязанностей;
- принятые на время отсутствующих работников;
- находящиеся в отпусках (ежегодных, дополнительных, ежегодных дополнительных);
- ушедших по уважительным причинам в отпуск без сохранения зарплаты;
- находящиеся в отпуске по уходу за ребенком (до того, как ребёнку исполнится 1,5 года);
- находящиеся под следствием, пока суд не вынесет решение;
- совершившие прогулы;
- подвергнутые административному аресту;
- другие работники, указанные в п. 79 Указаний.